Transformación Estratégica en Vivienda Social: El Caso del Proyecto Los Pinos

Por Luis Alberto Vargas Ballén

El sector inmobiliario de Interés Social (VIS) en Colombia enfrenta hoy desafíos sin precedentes, desde la adaptación a nuevas políticas de subsidios como "Mi Casa Ya" hasta la necesidad de una digitalización acelerada. Tras un análisis exhaustivo del Proyecto Los Pinos en Manizales, liderado por la empresa, compartimos los hallazgos y la hoja de ruta estratégica para garantizar su éxito comercial y operativo.

1. Diagnóstico Integral y Realidad Operativa

El proyecto presenta una base técnica sólida, con licencias urbanísticas otorgadas (Resolución 23-2-0138 LU) y disponibilidad confirmada de servicios públicos por parte de Aguas de Manizales y CHEC. Sin embargo, el análisis FODA reveló áreas críticas que requieren intervención inmediata:

Fortalezas: Existencia de metodologías para gestión comunitaria, formatos estructurados para atención social y una base de clientes con documentación ya consolidada.
Debilidades: Se identificó una baja sistematización de la información de los clientes y registros incompletos, lo que frena el cierre financiero.
Riesgos: Amenazas de inestabilidad geotécnica en ciertas áreas y una cobertura de cierre financiero individual inferior al 50% en la mayoría de los casos.

2. El Plan de Acción: De la Debilidad a la Oportunidad

Para mitigar estos hallazgos, se ha estructurado un Plan de Acción Comercial y de Mejoramiento Inmediato con un enfoque en tres horizontes:

Corto Plazo (Inmediato): Activación de herramientas CRM para la trazabilidad comercial, recolección activa de documentos faltantes y estructuración de un nuevo esquema fiduciario que trascienda la preventa típica, buscando beneficios en exenciones tributarias.
Mediano Plazo: Formalización de alianzas estratégicas con cajas de compensación (CONFA), bancos y entes territoriales para dinamizar la oferta preferente y la gestión de subsidios municipales.
Largo Plazo: Implementación de programas de postventa y gestión comunitaria para asegurar la habitabilidad y la satisfacción del cliente final.

3. Validación y Mejora Continua

Bajo los estándares de la norma ISO 9001:2015, el proceso de diagnóstico no termina con el informe. Se ha establecido un protocolo de validación con el cliente que incluye:

Espacios de retroalimentación estructurada para ajustar hallazgos.
Plazos definidos (3 días hábiles) para emitir y evaluar observaciones.
Consolidación de un documento final que sirva como hoja de ruta técnica y administrativa.

Conclusión

La clave del Proyecto Los Pinos reside en la implementación sistemática de las herramientas propuestas. La transición hacia una gestión basada en datos, el fortalecimiento de la confianza fiduciaria y el acompañamiento proactivo a los hogares en sus trámites de subsidio son los pilares que permitirán transformar los retos actuales en resultados comerciales positivos y en una mejor experiencia para los futuros propietarios.

*** Este resumen se basa en los informes técnicos de consultoría generados en junio de 2025 para el Consorcio Alianza.

Manizales, 13 de junio de 2025

Señores

CONSORCIO ALIANZA

ESD

Asunto: Plan de Acción Comercial y de Mejoramiento Inmediato – Proyecto Los Pinos

Como resultado del diagnóstico detallado realizado al Proyecto Los Pinos. Este ejercicio ha permitido identificar aspectos críticos de la operación actual, con especial atención en la eficiencia del proceso comercial, la trazabilidad documental de los clientes, el cierre financiero y la relación con aliados institucionales.

Principales Problemas Observados

Durante el diagnóstico se evidenciaron múltiples retos que comprometen la fluidez de la operación comercial y el éxito en la colocación de unidades habitacionales. Entre ellos se destacan:

La necesidad de estructurar un nuevo e innovador modelo de gestión fiduciaria que permita avanzar en la recepción de recursos por preventas y garantice el desarrollo del proyecto. Para trascender la típica fiducia de preventas.
Bajo nivel de sistematización de la información de los clientes, con registros incompletos o desactualizados en múltiples campos clave.
Debilidad en la documentación exigida para gestionar subsidios y créditos, lo cual frena el avance en el cierre financiero de las unidades.
Presencia institucional y digital, para potenciar la visibilidad del proyecto en el entorno inmobiliario y financiero local y regional. Y recolección de datos clave de clientes potenciales.
Necesidad de fortalecer alianzas con cajas de compensación, bancos y entes territoriales, que garanticen procesos ágiles y preferenciales.

Oportunidades de Mejora

Los desafíos identificados y el diagnóstico permiten reconocer claras oportunidades de mejora en uno de los proyectos de vivienda social más importantes de la región y del país:

Se cuenta con una base de clientes interesados con potencial de escrituración inmediata, si se logra una intervención comercial enfocada en garantizar los documentos para el cierre financiero.
La existencia de un equipo dispuesto y de herramientas iniciales de gestión (como formatos que deben ser estandarizados y CRM) que permiten acelerar la implementación de soluciones prontas.
La articulación institucional que los promotores han iniciado con cajas, bancos y fiduciarias puede ser potenciada estratégicamente para el éxito comercial.

Acciones Propuestas por Horizonte de Tiempo

Corto Plazo (1-3 semanas)

Objetivo: desbloquear cuellos de botella inmediatos y habilitar el proceso comercial.

Estructuración del nuevo esquema fiduciario. Revisando los aspectos que garanticen el acceso y beneficio a las exenciones tributarias.
Estandarización de todos los formatos y alimentación sistemática (no uno a uno).
Sistematización y consolidación de la base de datos. Definición de los formularios de consulta a los prospectos y los clientes.
Recolección activa de documentos faltantes de los actuales clientes (certificados, afiliaciones, SISBÉN, etc.).
Verificación y actualización de preaprobados.
Lanzamiento de campaña digital y visibilidad institucional.
Formalización de alianzas con entidades financieras y cajas.

Mediano Plazo (1-3 meses)

Objetivo: acelerar el cierre financiero y asegurar fases sostenidas de ventas.

Agrupación de clientes listos y ejecución de cierres financieros y escrituración por fases.
Atención personalizada face to face con cada grupo familiar.
Formalización de convenios con entes territoriales, cajas y bancos.
Activación y uso de herramienta CRM con trazabilidad comercial.

Largo Plazo (324 meses)

Objetivo: asegurar sostenibilidad del modelo y replicabilidad en nuevos proyectos.

Diseño e implementación del programa de asesoramiento a los clientes potenciales, afiliación a CCFs con potencial de otorgar SFV y de acompañamiento con entidades financieras para el trámite de pre y aprobados de créditos de vivienda.
Documentación total de los clientes para las torres A, B y C.

Papel de Evivienda

Evivienda asume un rol central como vendedor institucional y gestor inmobiliario, liderando:

La implementación y seguimiento del plan de acción.
La gestión directa con clientes y entidades.
La atención personalizada a los clientes para garantizar que logren el cierre financiero.
La organización de expedientes para cierre financiero.
La articulación con aliados institucionales y comunitarios.

Este plan representa una hoja de ruta operativa para transformar los hallazgos en oportunidades, ejecutar acciones de impacto inmediato y garantizar la sostenibilidad comercial del Proyecto Los Pinos.

PLAN DE ACCIÓN.

Unificar formatos, estandarizar documentos, generar una base datos única, nivelar las ventas y completar documentos para asegurar las ventas.
Radicación de documentos (Permiso de ventas), Definir esquema Fiduciario. Garantizar la exención de impuestos GMF y renta.
Inicio del proceso de aceleración de las ventas, asegurar cierres financieros para torres A, B y C. Otras CCfs.
Metodología de gestión de los clientes e Inicio de cierre de ventas. Gestión con otras CCfs.
Acuerdo con la Alcaldía y la Gobernación para Oferta Preferente.
Obtención de datos de Postulaciones no aprobadas por Confa.

Plan de Acción Comercial y de Mejoramiento Inmediato - Proyecto Los Pinos – Junio 2025

Este plan tiene como objetivo ejecutar acciones estratégicas inmediatas que fortalezcan la operación comercial, aceleren el cierre financiero con los clientes y eleven la eficiencia en la gestión del proyecto. Evivienda actuará como vendedor institucional y gestor inmobiliario.

Acción Estratégica	Descripción	Tiempo Estimado	Responsables	Presupuesto Estimado	Papel de Evivienda
Activación CRM y seguimiento	Implementar una herramienta de trazabilidad comercial, sistematización. y reportería comercial	Inmediato (2 Semanas)	Comercial / Sistemas	$20.000.000	Evivienda recomienda la alimentación al CRM con los datos existentes y supervisa su implementación.
Sistematización base de datos	Depurar, validar y consolidar toda la información de los clientes en formatos estandarizados	Corto (2 Semanas)	Área Comercial	$0	Evivienda lidera la estructuración y parametrización en CRM.
Gestión activa para la consolidación documental de los clientes	Completar los expedientes de los clientes priorizados para cierre. Recolectar todos los documentos faltantes: certificados, afiliaciones, SISBÉN, etc.	Corto plazo (1 mes)	Comercial / Evivienda	$0 (costo operativo interno)	Evivienda realiza seguimiento y apoyo directo a los clientes para recolección y validación. Reuniones personales con clientes.
Actualización preaprobados	Verificar y actualizar vigencia de los créditos SFV – Cajas y MCY	Corto (3 Semanas)	Área Comercial / Asistente de ventas	$0	Evivienda verifica y audita con entidades y clientes.
Campaña digital y alianzas Visibilidad digital	Diseñar y ejecutar campaña en redes y plataformas inmobiliarias y Lanzar en redes, portales y gestionar alianzas institucionales	Corto (1 mes)	Área Comercial / Marketing	$20.500.000	Se gestionan medios, diseño y relaciones con cajas y bancos.
Gestión de subsidios y SFV	Acompañamiento a los hogares para tramitar subsidios Mi Casa Ya y CCF. Reuniones virtuales. Ferias de Servicios Financieros.	Corto plazo (1-3 meses)	Comercial / Asistente social	$40.500.000	Evivienda capacita y apoya a los hogares en todo el proceso documental y seguimiento. Se coordinan las Ferias de Servicios Financieros en la plazoleta de la Ciudadela.
Cierres financieros por fases	Agrupar clientes listos para escrituración por etapas	Corto – Mediano plazo (2 a 3 meses)	Fiduciaria / Jurídico	$0 (inherente al proceso)	Evivienda organiza los grupos y entrega expedientes para escritura progresiva.
Formalización fiduciaria	Celebrar contrato de fiducia para administrar preventas y cierre financiero	Mediano (1-3 Meses)	Gerente General / Fiduciaria / Evivienda	$0	Evivienda apoya la estructuración del contrato a celebrar.
Alianzas comerciales	Formalizar convenios con entidades financieras y cajas Firmar convenios de gestión de oferta preferencial con alcaldía y Gobernación	Mediano (1-3 meses)	Gerente Comercial / Jurídico	Gastos de Invitaciones a reuniones en Club Manizales	Evivienda apoya los trámites y protocolos con las entidades
Escrituración por fases	Agrupar clientes listos para cierres y coordinar escrituración en bloque	Mediano (2-3 meses)	Jurídica / Fiducia	$0	Evivienda organiza fases y entrega expedientes completos por grupo.
Programa postventa	Diseñar e implementar estrategia de atención postventa y gestión comunitaria	Largo (4-6 meses)	Postventa / Área Social	$40.500.000	Evivienda propone metodología de talleres y seguimiento a PQRSF.
Modelo replicable	Documentar el modelo de comercialización para réplica en nuevos proyectos	Largo (6 meses)	Dirección Estratégica	$50.000.000	Evivienda estructura el modelo de éxito y propone mejoras.

Agradezco su atención y quedo atento a sus comentarios.

Atentamente,
LUIS ALBERTO VARGAS BALLÉN
Gerente – EBUSINESS VIVIENDA
Correo: evivienda@gmail.com

Presentación del Plan de Acción Comercial y de Mejoramiento Inmediato del Proyecto Los Pinos, con énfasis en los hallazgos, las debilidades detectadas y las oportunidades de mejora, destacando además las acciones propuestas en el corto, mediano y largo plazo:

Plan de Acción Comercial y de Mejoramiento Inmediato – Proyecto Los Pinos

Principales Problemas Observados

Durante el diagnóstico se evidenciaron múltiples retos que comprometen la fluidez de la operación comercial y el éxito en la colocación de unidades habitacionales. Entre ellos se destacan:

La necesidad de estructurar un modelo de gestión fiduciaria que permita avanzar en la recepción de recursos por preventas y garantice el desarrollo del proyecto.
Bajo nivel de sistematización de la información de los clientes, con registros incompletos o desactualizados en múltiples campos clave.
Debilidad en la documentación exigida para gestionar subsidios y créditos, lo cual frena el avance en el cierre financiero de las unidades.
Presencia institucional y digital, para potenciar la visibilidad del proyecto en el entorno inmobiliario y financiero local y regional.
Necesidad de fortalecer alianzas con cajas de compensación, bancos y entes territoriales, que garanticen procesos ágiles y preferenciales.

Oportunidades de Mejora

A pesar de los desafíos identificados, el diagnóstico también permite reconocer claras oportunidades de mejora:

Se cuenta con una base de clientes interesados con potencial de escrituración inmediata, si se logra una intervención comercial enfocada en garantizar los documentos para el cierre financiero.
La existencia de un equipo dispuesto y de herramientas iniciales de gestión (como formatos que deben ser estandarizados y CRM) que permiten acelerar la implementación de soluciones prontas.
La articulación institucional que los promotores han iniciado con cajas, bancos y fiduciarias puede ser potenciada estratégicamente para el éxito comercial.

Acciones Propuestas por Horizonte de Tiempo

Corto Plazo (1-3 semanas)
Objetivo: desbloquear cuellos de botella inmediatos y habilitar el proceso comercial.

Estructuración del nuevo esquema fiduciario. Revisando los aspectos que garanticen el acceso y beneficio a las exenciones tributarias.
Sistematización y consolidación de la base de datos. Definición de los formularios de consulta a los prospectos y los clientes.
Recolección activa de documentos faltantes de los actuales clientes (certificados, afiliaciones, SISBÉN, etc.).
Verificación y actualización de preaprobados.
Lanzamiento de campaña digital y visibilidad institucional.
Formalización de alianzas con entidades financieras y cajas.

Mediano Plazo (1-2 meses)

Objetivo: acelerar el cierre financiero y asegurar fases sostenidas de ventas.

Agrupación de clientes listos y ejecución de escrituración por fases. Mediante la atención personalizada face to face con cada grupo familiar.
Formalización de convenios con entes territoriales, cajas y bancos.
Activación y uso de herramienta CRM con trazabilidad comercial.

Largo Plazo (1-4 meses)
Objetivo: asegurar sostenibilidad del modelo y replicabilidad en nuevos proyectos.

Diseño e implementación del programa de asesoramiento a los clientes potenciales, afiliación a CCFs con potencial de otorgar SFV y de acompañamiento con entidades financieras para el trámite de pre y aprobados de créditos de vivienda.
Documentación total de los clientes para las torres A, B y C.

Papel de Evivienda

Evivienda asume un rol central como vendedor institucional y gestor inmobiliario, liderando:

La implementación y seguimiento del plan de acción.
La gestión directa con clientes y entidades.
La atención personalizada a los clientes para garantizar que logren el cierre financiero.
La organización de expedientes para cierre financiero.
La articulación con aliados institucionales y comunitarios.

Plan de Acción Comercial y de Mejoramiento Inmediato - Proyecto Los Pinos – Junio 2025

Acción Estratégica	Descripción	Tiempo Estimado	Responsables	Presupuesto Estimado	Papel de Evivienda
Activación CRM y seguimiento	Implementar una herramienta de trazabilidad comercial y sistematización. Activar herramienta de trazabilidad y reportería comercial	Inmediato (2 Semanas)	Comercial / Sistemas	$2.000.000	Evivienda recomienda la alimentación al CRM con los datos existentes y supervisa su implementación.
Sistematización base de datos	Depurar, validar y consolidar toda la información de los clientes en formato estandarizado	Corto (2 Semanas)	Área Comercial	$0	Evivienda lidera la estructuración y parametrización en CRM.
Gestión activa para la consolidación documental de los clientes	Completar los expedientes de los clientes priorizados para cierre. Recolectar todos los documentos faltantes: certificados, afiliaciones, SISBÉN, etc.	Corto plazo (1 mes)	Comercial / Evivienda	$0 (costo operativo interno)	Evivienda realiza seguimiento y apoyo directo a los clientes para recolección y validación. Reuniones personales con clientes.
Actualización preaprobados	Verificar y actualizar vigencia de los créditos SFV – Cajas y MCY	Corto (3 Semanas)	Área Comercial / Asistente de ventas	$0	Evivienda verifica directamente con entidades y clientes.
Campaña digital y alianzas Visibilidad digital	Diseñar y ejecutar campaña en redes y plataformas inmobiliarias y Lanzar en redes, portales y gestionar alianzas institucionales	Corto (1 mes)	Área Comercial / Marketing	$2.500.000	Se gestionan medios, diseño y relaciones con cajas y bancos.
Gestión de subsidios y SFV	Acompañamiento a los hogares para tramitar subsidios Mi Casa Ya y CCF	Corto plazo (1-2 meses)	Comercial / Asistente social	$1.500.000	Evivienda capacita y apoya a los hogares en todo el proceso documental y seguimiento.
Cierres financieros por fases	Agrupar clientes listos para escrituración por etapas	Corto – Mediano plazo (2 a 3 meses)	Fiduciaria / Jurídico	$0 (inherente al proceso)	Evivienda organiza los grupos y entrega expedientes para escritura progresiva.
Formalización fiduciaria	Celebrar contrato de fiducia para administrar preventas y cierre financiero	Mediano (1-3 Meses)	Gerente General / Fiduciaria / Evivienda	$0	Evivienda apoya la estructuración del contrato a celebrar.
Alianzas comerciales	Formalizar convenios con entidades financieras y cajas Firmar convenios de gestión de oferta preferencial con alcaldía y Gobernación	Mediano (2-3 meses)	Gerente Comercial / Jurídico	Gastos de Invitaciones a reuniones en Club Manizales	Evivienda apoya los trámites y protocolos con las entidades
Escrituración por fases	Agrupar clientes listos para cierres y coordinar escrituración en bloque	Mediano (2-3 meses)	Jurídica / Fiducia	$0	Evivienda organiza fases y entrega expedientes completos por grupo.
Programa postventa	Diseñar e implementar estrategia de atención postventa y gestión comunitaria	Largo (4-6 meses)	Postventa / Área Social	$1.500.000	Evivienda propone metodología de talleres y seguimiento a PQRSF.
Modelo replicable	Documentar el modelo de comercialización para réplica en nuevos proyectos	Largo (6 meses)	Dirección Estratégica	$0	Evivienda estructura el modelo de éxito y propone mejoras.

Manizales, 09 de junio de 2025

Señores

CONSORCIO ALIANZA

ESD

Asunto: Validación del Diagnóstico Comercial con el Cliente Proyecto Los Pinos [1]

1. Objetivo

Una vez presentado el diagnóstico comercial del proyecto a los responsables del cliente (promotor, constructor, comercializador, desarrollador), se genera un espacio de retroalimentación estructurada que permita validar los hallazgos, identificar observaciones y generar el documento final consolidado, asegurando así la conformidad con los requisitos del cliente y el mejoramiento continuo del sistema de gestión.

2. Alcance

El procedimiento aplica al equipo consultor responsable del diagnóstico del proyecto y al grupo directivo del cliente receptor de los resultados, en todas las etapas previas a la consolidación final del informe.

3. Responsables

Líder de Consultoría o Diagnóstico: Responsable de la presentación, justificación técnica y consolidación final.
Representante del Cliente: Responsable de revisar, validar, complementar o controvertir los hallazgos.
Coordinador Comercial: Verifica la trazabilidad documental y el cumplimiento de la norma.

4. Actividades del Proceso

Etapa	Actividad	Responsable	Evidencia
4.1	Agendar reunión de presentación oficial del diagnóstico	Líder de Consultoría	Citación formal enviada Lunes 09 junio 2025, 9:00 am.
4.2	Presentar diagnóstico con base en hallazgos técnicos, FODA, bases de datos, entrevistas y documentos suministrados	Líder de Consultoría	Acta de presentación / Videollamada de Google Meet (Transcripción)
4.3	Permitir al cliente emitir observaciones, sugerencias o comentarios en un plazo de 3 días hábiles	Representante del Cliente	Carta de Observaciones / Comunicación oficial
4.4	Evaluar y clasificar las observaciones: aceptadas, rechazadas, en evaluación	Equipo de Consultoría	Matriz de observaciones y respuestas
4.5	Incorporar los ajustes acordados al documento en un plazo de 3 días hábiles	Líder de Consultoría	Versión final del diagnóstico
4.6	Validar y firmar el documento definitivo	Ambas partes	Acta de validación firmada
4.7	Archivar informe en el sistema de gestión documental	Coordinador Comercial	Registro digital y físico controlado

5. Resultados Esperados

Recibir los comentarios y observaciones del cliente sobre los hallazgos.
Diagnóstico final consolidado y validado.
Evidencias de trazabilidad documental (observaciones, respuestas, firmas).
Fortalecimiento de la relación con el cliente mediante una comunicación clara y colaborativa.

6. Control de Cambios

Este proceso podrá ser revisado y actualizado de acuerdo con los resultados del ciclo de mejora continua o los requerimientos específicos del cliente.

Agradezco su atención y quedo atento a sus comentarios.

Atentamente,

LUIS ALBERTO VARGAS BALLÉN

Gerente – EBUSINESS VIVIENDA
Correo: evivienda@gmail.com

[1] Versión: 01 – Fecha: Junio 2025
Aplicable a: Proyecto Los Pinos – Empresa PROINGE S.A.S.
Norma Referenciada: ISO 9001:2015

Presentación del Diagnóstico Comercial y Validación con el Cliente

Versión: 01 – Fecha: Junio 2025
Aplicable a: Proyecto Los Pinos – Empresa
Norma Referenciada: ISO 9001:2015

1. Objetivo

Una vez presentado el diagnóstico comercial del proyecto a los responsables del cliente (promotor, constructor, comercializador o desarrollador), se genera un espacio de retroalimentación estructurada que permita validar los hallazgos, identificar observaciones y generar el documento final consolidado, asegurando así la conformidad con los requisitos del cliente y el mejoramiento continuo del sistema de gestión.

2. Alcance

3. Responsables

Líder de Consultoría o Diagnóstico: Responsable de la presentación, justificación técnica y consolidación final.
Representante del Cliente: Responsable de revisar, validar, complementar o controvertir los hallazgos.
Coordinador Comercial: Verifica la trazabilidad documental y el cumplimiento de la norma.

4. Actividades del Proceso

Etapa	Actividad	Responsable	Evidencia
4.1	Agendar reunión de presentación oficial del diagnóstico	Líder de Consultoría	Citación formal enviada Lunes 09 junio 2025, 9:00 am.
4.2	Presentar diagnóstico con base en hallazgos técnicos, FODA, bases de datos, entrevistas y documentos suministrados	Líder de Consultoría	Acta de presentación / Videollamada de Google Meet
4.3	Permitir al cliente emitir observaciones, sugerencias o comentarios en un plazo de 3 días hábiles	Representante del Cliente	Carta de Observaciones / Comunicación oficial
4.4	Evaluar y clasificar las observaciones: aceptadas, rechazadas, en evaluación	Equipo de Consultoría	Matriz de observaciones y respuestas
4.5	Incorporar los ajustes acordados al documento en un plazo de 3 días hábiles	Líder de Consultoría	Versión final del diagnóstico
4.6	Validar y firmar el documento definitivo	Ambas partes	Acta de validación firmada
4.7	Archivar informe en el sistema de gestión documental	Coordinador Comercial	Registro digital y físico controlado

5. Resultados Esperados

Diagnóstico final consolidado y validado.
Evidencias de trazabilidad documental (observaciones, respuestas, firmas).
Fortalecimiento de la relación con el cliente mediante una comunicación clara y colaborativa.

6. Control de Cambios

Este proceso podrá ser revisado y actualizado de acuerdo con los resultados del ciclo de mejora continua o los requerimientos específicos del cliente.

Manizales, 05 de junio de 2025

Señores

CONSORCIO ALIANZA

ESD

Asunto: Entrega del Diagnóstico Detallado y Análisis FODA - Proyecto Los Pinos

Introducción al Diagnóstico y Análisis FODA

Este documento presenta los resultados del Diagnóstico Comercial y Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) del Proyecto Los Pinos, detallando cada área evaluada según las respuestas entregadas y el acceso a la información dispuesta en el drive: https://drive.google.com/drive/folders/12VrnFqgV8oKYeoIyalT_65EueP64TasY?usp=drive_link.

Resumen Ejecutivo – Diagnóstico Comercial Proyecto Los Pinos

Versión ejecutiva – Junio 2025

Panorama General del Proyecto

El Proyecto Los Pinos presenta una estructura sólida en cuanto a sus fundamentos técnicos, sociales y comerciales. Cuenta con metodologías diseñadas para la gestión comunitaria y estrategias orientadas al cierre financiero y comercialización. Sin embargo, su éxito dependerá de la implementación sistemática de estas herramientas y del seguimiento estratégico a cada componente operativo.

Fortalezas Identificadas

Existencia de formatos y procedimientos para atención social, caracterización de clientes y manejo de PQRSF.
Algunos clientes ya cuentan con documentación consolidada, lo que facilita cierres a corto plazo.
Interés institucional y voluntad para activar esquemas fiduciarios y alianzas estratégicas.

Oportunidades de Mejora

Consolidar de manera integral la documentación de cada cliente para acelerar procesos de escrituración y subsidios.
Dinamizar y fortalecer el uso de herramientas digitales como CRM para seguimiento comercial.
Mejorar la visibilidad digital y presencia en canales de promoción.
Formalizar alianzas con cajas de compensación y entidades financieras.

Recomendaciones Estratégicas

Cierre financiero individualizado: Focalizar esfuerzos en los clientes con mayor nivel de avance documental.
Optimización de la base de datos: Integrar la información en plataformas CRM para mejorar trazabilidad y atención.
Gestión de subsidios: Acompañar a los hogares en trámites de subsidios Mi Casa Ya y CCF de forma proactiva.
Fortalecimiento postventa: Diseñar una estrategia de acompañamiento para asegurar la habitabilidad y permanencia.

Conclusión Ejecutiva

Los avances actuales ofrecen un punto de partida valioso para acelerar resultados en el corto plazo. La clave estará en fortalecer la documentación, agilizar la gestión fiduciaria y mantener una comunicación clara con los actores involucrados. Aquellos clientes con expedientes consolidados representan una oportunidad estratégica para proyectar cierres rápidos y elevar la credibilidad institucional del proyecto ante el mercado y sus aliados.

DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS FODA DEL PROYECTO LOS PINOS

Este documento presenta un diagnóstico integral y análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) para el proyecto inmobiliario Los Pinos, ejecutado por la empresa CONSORCIO ALIANZA PROINGE en Manizales.

La evaluación se basa en información interna y externa del proyecto, abordando diversas áreas clave para identificar áreas críticas y establecer estrategias inmediatas.

Recolección de Información Básica, se verificó la disponibilidad de:

Constitución legal y registros de la empresa.
Estados financieros.
Licencias, permisos y normatividad urbanística aplicable.
Estudios de mercado previos y actuales.

Diagnóstico de Visitas, Permisos y Licencias – Proyecto Los Pinos, Manizales

1) Licencia Urbanística General

Estado: Otorgada (Resolución 23-2-0138 LU).

Modalidad: Licencia de Urbanización modalidad desarrollo Etapa III Urbanización Ciudadela Puerta del Sol.
Área total del lote: 98.445,09 m² general, 87.776,76 m² específica para etapa III.
Observaciones:

Existían diferencias en áreas presentadas en planos técnicos, se ajustaron para la concordancia general del proyecto.
Las obras de mitigación requeridas (Resolución 1283 de 2022) han sido localizadas y claramente definidas en los planos técnicos.

2) Acto de Viabilidad para Licencia de Construcción

Estado: Viable (Acto SCU No. 0284-2024)

Modalidad: Obra nueva multifamiliar etapa I conjunto Los Pinos.
Características del proyecto:

5 bloques, 20 apartamentos por bloque (total 100 apartamentos).
58 parqueaderos comunitarios.
Vivienda de interés social (VIS).

3) Concepto de Norma Urbanística (No. 22-2-0003-CN)

Clasificación del predio:

Parcialmente en suelo urbano (Ámbitos normativos AN 8 y AN 6.1).
Parcialmente en suelo rural.

Afectaciones identificadas:

Fajas de protección de cauces naturales e intervenidos.
Amenazas medias por deslizamiento urbano y riesgos por inundación urbana.
Área con tratamiento geotécnico especial (ATG No. 511).

Requisitos:

Se requiere gestionar el cumplimiento estricto de la normativa urbanística (Ley 388/97, Decreto 1077/2015, NSR-10, POT Manizales).
Plan específico de intervención ambiental para áreas afectadas por riesgos naturales y redes de servicios.

4) Disponibilidad de Servicios Públicos

A. Servicio de Agua (Aguas de Manizales)

Confirmada disponibilidad del servicio de acueducto y alcantarillado.

B. Servicio de Energía Eléctrica (CHEC)

Potencia aprobada: 100 kVA. Se requiere presentación del proyecto técnico detallado para redes de media y baja tensión.

5) Estudios Técnicos Específicos

Estudio de Suelos (Geotecnia, Vías y Transporte S.A.S.)

Concluye que el terreno presenta estabilidad general, pero existen condiciones geotécnicas especiales que requieren atención:

Presencia de depósitos piroclásticos, roca meteorizada.
Riesgos específicos asociados con pendientes pronunciadas (superiores al 45%) en algunas áreas.

Se requiere implementar acciones de estabilización y manejo adecuado de aguas lluvias para garantizar seguridad estructural y ambiental.

6) Observaciones

Mitigación de riesgos ambientales y cumplimiento con requisitos establecidos en resoluciones ambientales específicas (Resolución 1283 de octubre de 2022).

Diagnóstico General de Licencias y Permisos

Fortalezas:

Licencias urbanísticas básicas aprobadas y en proceso avanzado.
Disponibilidad garantizada de servicios públicos básicos (agua y energía).
Estudios técnicos claros y adecuados que identifican riesgos y soluciones necesarias.

Debilidades:

Necesidad de ajustes técnicos y ambientales específicos claramente identificados en los documentos revisados.
Riesgos naturales evidenciados que requieren medidas técnicas inmediatas.

RECOMENDACIONES

Implementar plenamente el plan de intervención ambiental y las obras de mitigación requeridas, especialmente en zonas de riesgo identificadas en los estudios geotécnicos y ambientales.
Gestionar formalmente la delimitación precisa de fajas de protección de cauces y otras áreas con restricciones ambientales específicas, según resoluciones emitidas por Corpocaldas.

Diagnóstico y Análisis Asuntos Ambientales Proyecto Los Pinos – Manizales

Este documento detalla el diagnóstico basado en visitas técnicas realizadas, permisos y licencias tramitados para el Proyecto Los Pinos en Manizales, evaluando su estado actual y ofreciendo recomendaciones técnicas y administrativas.

1) Visitas Técnicas Realizadas

Durante las inspecciones técnicas realizadas por funcionarios de Corpocaldas y la Secretaría de Desarrollo Rural de Manizales se evidenciaron:

Movimientos de tierra para la adecuación del lote y construcción de vías de acceso.
Ausencia de depósitos de materiales en la ladera y estabilidad aparente del terreno intervenido, aunque se observaron taludes verticales sin manejo adecuado de aguas lluvias.
Vestigios de aprovechamiento forestal con extracción del sistema radicular de algunos individuos forestales.
Remoldeo de depósito de tierras preexistente dentro del área del Plan de Manejo Ambiental (PMA) aprobado por Corpocaldas (Resolución 450 de 2001).

2) Permisos y Licencias

Permiso de movimiento de tierras otorgado por la Curaduría II Urbana de Manizales (Resolución 23-20002-MT, 6 de enero de 2023).
Requisito de cumplimiento del Programa de Manejo Ambiental (PMA) específico para la disposición de Residuos de Construcción y Demolición (RCD), según Resolución 1257 de 2021 y Resolución 472 de 2017, aún pendiente de implementación por la empresa.
Confirmación de la adecuación del área dentro del polígono del PMA y del Plan de Urbanismo General (PUG), aprobado por Resolución 220029-2003 y aún vigente.

3) Diagnóstico de la Situación Actual

Fortalezas:

Cumplimiento parcial en la tramitación y obtención de permisos urbanísticos y ambientales básicos.
Existencia previa de un PMA aprobado que facilita algunas acciones administrativas y técnicas.

Debilidades:

Falta de implementación efectiva del Programa de Manejo Ambiental para RCD específico del proyecto Los Pinos.
Carencia de obras temporales de manejo adecuado de aguas lluvias, aumentando riesgos de inestabilidad en terrenos intervenidos.
Evidencias de aprovechamiento forestal no claramente autorizadas, necesitando evaluación adicional de impacto ambiental.

4) Recomendaciones Técnicas y Administrativas

Presentar e implementar de manera inmediata el Programa de Manejo Ambiental de RCD según los lineamientos establecidos en la Resolución 1257 de 2021 y la Resolución 472 de 2017.
Realizar estudio geotécnico detallado para sustentar obras de manejo de aguas lluvias y estabilización adecuada de taludes, previniendo riesgos futuros de inestabilidad.
Verificar formalmente el impacto ambiental del aprovechamiento forestal observado y adelantar las acciones de mitigación o compensación ambiental que sean necesarias.
Hay que asegurar que todas las acciones estén documentadas y alineadas con los requisitos del PMA y el PUG vigentes, coordinando con Corpocaldas y la Alcaldía de Manizales.

Con base en el análisis anterior, es fundamental que el proyecto Los Pinos fortalezca la gestión ambiental y técnica mediante el cumplimiento estricto de la normativa ambiental vigente y los requerimientos específicos señalados en las visitas técnicas realizadas, garantizando así una ejecución segura del proyecto.

Se recomienda claramente:

Priorizar la obtención urgente de radicados o permisos pendientes (Radicación de documentos).
Implementar correcciones técnicas identificadas durante las visitas para evitar futuros inconvenientes.
Definir un plan de acción detallado para monitorear continuamente el cumplimiento normativo.

Diagnóstico Social Proyecto Los Pinos – Manizales

Este documento integra el diagnóstico del proceso social realizado para el Proyecto Los Pinos en Manizales, adaptando los contenidos propuestos por eVivienda en su guía "La Comunidad por la Comunidad". Se presenta un análisis detallado que considera actividades y procedimientos adelantados por PROINGE S.A.S.

1) Actas de Vecindad

Se realizaron inspecciones técnicas previas a la obra para documentar el estado inicial de inmuebles vecinos, identificando posibles afectaciones relacionadas con las obras.

Fortalezas: Documentación técnica clara y ordenada del estado inicial.
Debilidades: Requiere seguimiento riguroso para evitar conflictos futuros.

Recomendación:

Mantener actualizadas las actas con seguimiento periódico para evitar reclamaciones injustificadas.

2) Estudio Socioeconómico

Realizado en establecimientos comerciales cercanos para identificar impactos generados por la ejecución del proyecto.

Fortalezas: Identificación temprana de impactos potenciales sobre comerciantes.
Debilidades: Necesidad de acciones concretas para mitigar impactos negativos y potenciar positivos.

Recomendación:

Implementar medidas compensatorias claras para mitigar los impactos económicos negativos y aprovechar oportunidades comerciales derivadas del proyecto.

3) Sistema PQRSF

Se cuenta con un sistema estructurado de recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Felicitaciones.

Fortalezas: Herramienta efectiva para interacción y resolución de inquietudes ciudadanas.
Debilidades: Necesidad de una respuesta rápida y efectiva a todas las solicitudes recibidas.

Recomendación:

Garantizar respuestas ágiles y efectivas para mejorar la percepción ciudadana y resolver situaciones de conflicto oportunamente.

4) Identificación de Actores Sociales

Se realizó la identificación y caracterización de actores sociales claves, con la intención de fomentar una participación y positiva en la comunidad.

Fortalezas: Creación de base sólida para estrategias de comunicación y participación.
Debilidades: Necesidad de mantener actualizada la base de datos y asegurar la participación efectiva.

Recomendación:

Desarrollar programas continuos de sensibilización y capacitación que mantengan activos e involucrados a los actores sociales identificados.

5) Plan de Gestión Social (PGS)

Se estructuró un plan para prevenir, mitigar y compensar impactos sociales negativos y potenciar los positivos durante la ejecución del proyecto.

Fortalezas: Estrategia clara y objetivos definidos en el ámbito social.
Debilidades: Es crucial garantizar la implementación efectiva y documentar todas las actividades para cumplir con los objetivos propuestos.

Recomendación:

Asegurar la implementación del PGS con un cronograma detallado y evaluación permanente para garantizar resultados positivos.

6) Aplicación de la Guía de Acompañamiento Social Evivienda

Adaptación efectiva de los contenidos y talleres sugeridos en la guía de eVivienda para fortalecer la convivencia pacífica, la autogestión y la responsabilidad ciudadana.

Fortalezas: Inclusión efectiva de metodologías probadas para mejorar la convivencia y la gestión comunitaria.
Debilidades: Necesidad de asegurar participación y efectiva de la comunidad beneficiaria.

Recomendación:

Realizar sesiones periódicas de sensibilización, talleres prácticos y capacitaciones sobre convivencia pacífica, resolución de conflictos, uso adecuado de bienes comunes y participación ciudadana, siguiendo las estrategias recomendadas por eVivienda.

Diagnóstico Interno Área Comercial de la Empresa

1) Análisis Organizacional y Jurídico

Se recomienda validar el cumplimiento normativo vigente en cuanto a la radicación de los documentos ante la Alcaldía de Manizales.

Evaluación Administrativa

Se requiere una revisión del organigrama, funciones del personal, procesos internos y la capacidad técnica del equipo para garantizar eficiencia administrativa.

2) Diagnóstico Financiero

Resultados específicos:

Viabilidad financiera: Fortalezas (22.22%), Debilidades (77.78%). Necesita medidas inmediatas para mejorar flujo de caja, capacidad de endeudamiento y rentabilidad.

Diagnóstico Comercial

Resultados específicos:

Prospecto de clientes ideales: Fortalezas (23.08%), Debilidades (76.92%).
Alianzas estratégicas para subsidios municipales: Fortalezas (22.22%), Debilidades (77.78%).

Requiere revisión profunda de las estrategias de venta, canales comerciales y posicionamiento en el mercado para incrementar las ventas.

3) Diagnóstico del Proyecto Específico

3.1 Análisis Técnico y Normativo Resultados específicos:

Viabilidad técnica (servicios, vías, topografía): Fortalezas (30%), Debilidades (70%).

3.2 Estudio de Viabilidad

Debe reforzar estudios de costos, ingresos proyectados, TIR y VPN para mejorar la toma de decisiones financieras.

3.3 Análisis de Riesgos Resultados específicos:

Riesgos (técnicos, legales, ambientales, comerciales y financieros): Fortalezas (40%), Debilidades (60%).

4) Diagnóstico del Entorno

4.1 Estudio de Mercado

Necesita mayor precisión en la evaluación de la demanda actual de vivienda en segmentos VIS y VIP, así como análisis de competidores y cambios en políticas de vivienda.

4.2 Análisis del Entorno Urbano y Socioeconómico

Requiere profundizar en la valoración del suelo, accesibilidad, servicios públicos y tendencias inmobiliarias locales.

5) Análisis FODA Consolidado

Fortalezas:

Existencia de estudios previos con potencial de actualización.
Disponibilidad parcial de estudios actuales y análisis de riesgos.
Implementación parcial de alianzas estratégicas.

Debilidades:

Deficiencias importantes en estudios financieros y técnicos.
Limitada estructuración comercial y posicionamiento de mercado.

Oportunidades:

Reestructuración de precios y ofertas comerciales.
Fortalecimiento de canales digitales y marketing inmobiliario.
Alianzas estratégicas con entidades financieras y comunitarias.

Amenazas:

Alta dependencia de subsidios estatales, ahora restringidos.
Impacto de cambios en políticas nacionales de vivienda.
Riesgos financieros debido a la actual estructura de flujo de caja.

6) Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones:

Área comercial en estado crítico, requieren atención urgente mediante la implementación de un Plan Estratégico de mejora a corto plazo.
Áreas técnicas presentan aspectos que pueden fortalecerse con medidas específicas de mejora a corto plazo que permiten corregirse rápidamente.

Recomendaciones inmediatas:

Ajuste inmediato de unificación de precios en smmlv y estrategias comerciales, considerando incentivos para pagos anticipados.
Potenciar marketing digital y canales de venta en línea. Focalización de la búsqueda y gestión de los clientes.
Capacitación especializada al equipo comercial para aumentar eficiencia y resultados.
Establecer una ruta y guía de atención a clientes.
Alianzas estratégicas con entidades financieras para ofrecer condiciones atractivas de financiamiento e implementación del programa Oferta Preferente.

Indicadores sugeridos para seguimiento:

Incremento en la captación de prospectos.
Aumento en la tasa de conversión a ventas.
Reducción progresiva del inventario de vivienda sin vender.
Incremento de la satisfacción del cliente.

Este diagnóstico y plan de acción proporcionan un marco claro para mejorar de manera rápida y efectiva la situación actual del proyecto Los Pinos, considerando tanto la situación interna como externa en un entorno post COVID-19 y cambios en las políticas de vivienda nacionales.

ASUNTOS MÁS CRÍTICOS RELACIONADOS CON EL ÁREA COMERCIAL DEL PROYECTO LOS PINOS.

A continuación presentamos un resumen los asuntos críticos y se proponen soluciones concretas para cada uno:

1) Estudios actualizados de mercado competitivo, plan estratégico comercial integral

Solución: Reformular e implementar de inmediato un plan comercial integral que contemple claramente objetivos, metas, acciones, responsables e indicadores de desempeño.

Solución: Actualizar periódicamente los estudios detallados sobre el mercado competitivo local y regional, identificando oportunidades claras de diferenciación.

2) Análisis Integral de Riesgos Comerciales ^{^[1]}

Solución: Implementar un análisis integral y continuo de riesgos comerciales, reforzando especialmente aspectos técnicos, legales y financieros.

3) Dinamización del Prospecto de Clientes Ideales y comunicación comercial con clientes potenciales

Solución: Realizar un estudio actualizado del perfil ideal de clientes, segmentado claramente por intereses, conformación del hogar, tipo de empleo, capacidad económica y ubicación.

Solución: Mejorar significativamente los canales de comunicación directa con clientes potenciales, asegurando claridad en toda información comercial, técnica y financiera del proyecto cumpliendo en todo la Circular Externa SIC 004 de 12 nov 2024.

4) Suscripción de Alianzas Estratégicas y Oferta Preferente

Solución: Establecer de manera inmediata alianzas concretas con la Gobernación y Alcaldía para participar activamente en estrategias comerciales oficiales como el establecimiento de la Oferta Preferente.

Solución: Implementar un modelo claro y sistemático de seguimiento y evaluación permanente a las alianzas comerciales estratégicas existentes o futuras con las diferentes entidades.

5) Encargo Fiduciario para Administración de Preventas

Solución: Gestionar inmediatamente un contrato de fiducia que garantice la gestión de recursos provenientes de preventas, fortaleciendo la confianza de compradores potenciales.

6) Fortalecer la estrategia de marketing digital y Uso de herramientas comerciales tecnológicas (CRM)

Oportunidad significativa para mejorar la visibilidad digital del proyecto

Solución: Implementar y capacitar al equipo comercial en el uso de plataformas tecnológicas robustas (CRM) para optimizar el seguimiento y cierre de ventas.

Solución: Implementar inmediatamente una estrategia integral de marketing digital con objetivos específicos, indicadores claros y monitoreo constante.

Solución: Fortalecer la presencia digital mediante contenidos atractivos, campañas efectivas en redes sociales y posicionamiento en buscadores (SEO/SEM).

7) Oportunidad en la segmentación y atención personalizada a clientes

Solución: Desarrollar un modelo comercial segmentado con procesos claros de atención personalizada según las necesidades de cada cliente potencial y establecimiento de talleres y charlas virtuales así como la realización de ferias periódicas de servicios financieros y de vivienda.

8) Programas regulares de formación al equipo comercial

Solución: Implementar programas permanentes de formación comercial en técnicas avanzadas de venta, atención al cliente y cierre efectivo.

9) Manejo de reclamaciones y quejas comerciales y Mecanismos eficientes de postventa

Solución: Implementar sistemas ágiles y efectivos para la gestión rápida y satisfactoria de PQRSF comerciales.

Solución: Crear y documentar claramente un proceso efectivo de postventa que garantice satisfacción del cliente y fidelización a largo plazo.

10) Oportunidad de mejorar la efectividad en la conversión de prospectos a ventas

Solución: Realizar análisis periódicos de embudos comerciales, optimizando continuamente procesos de ventas y seguimiento cercano a cada prospecto.

11) Incrementar el uso de incentivos comerciales y financieros

Solución: Introducir y promover claramente incentivos comerciales y financieros atractivos, como descuentos por pronto pago, planes de financiamiento especiales y promociones temporales.

12) Mejorar la capacidad de adaptación a cambios en políticas públicas (subsidios, Mi Casa Ya)

Solución: Establecer procesos claros de monitoreo permanente y capacidad de adaptación rápida ante cambios regulatorios y políticas públicas.

DIAGNÓSTICO COMERCIAL DE CLIENTES – ANÁLISIS DE CIERRE FINANCIERO PROYECTO LOS PINOS, MANIZALES

Este diagnóstico comercial analiza detalladamente la gestión de una muestra de 19 clientes vinculados al Proyecto Los Pinos en Manizales. Se enfoca específicamente en la identificación de asuntos críticos relacionados con información ausente o insuficiente, basándose en las carpetas del drive suministrado, carpeta denominada CLIENTES: VIGENTE 2025.

ASUNTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS:

Este informe presenta un análisis detallado del estado del cierre financiero de los clientes del Proyecto Los Pinos en Manizales. Se comparan las columnas clave: SUMA CIERRE FINANCIERO, VR INMUEBLE y la DIFERENCIA (Faltante).

1) Diagnóstico del Cierre Financiero

Se evidencian diferencias significativas entre los valores proyectados para el inmueble y las sumas que actualmente se han logrado consolidar como parte del cierre financiero.

La mayoría de los clientes presentan porcentajes de cobertura inferiores al 50% de lo requerido, lo cual genera un riesgo comercial y operativo considerable para la viabilidad del proyecto.

Gráficos Comparativos.

El gráfico anterior muestra visualmente la diferencia entre el valor de cierre financiero logrado y el valor total del inmueble por cliente. Es evidente que existe un amplio margen de recursos aún por gestionar para lograr el cierre total de muchas unidades.

2) Compromiso Opción de Compra

· Varias carpetas de los clientes no presentan los documentos completos y firmados del compromiso de compra. Se emplean varios formatos en este mismo asunto o volantes del proceso comercial.

· Solución Propuesta: Unificar el formato, resumirlo y establecer claramente fechas y condiciones de compromiso de compra con cada cliente, formalizando acuerdos para asegurar la concreción de ventas.

3) Documento de Alianza Fiduciaria

· Gran parte de los clientes reportan ausencia (NO) de documento formal de vinculación con alianza.

· Solución Propuesta: Formalizar urgentemente las vinculaciones y documentarlas con los clientes, garantizando así un compromiso institucional sólido de parte de los compradores.

4) Certificado para CONFA

· Predominancia de respuestas negativas en certificaciones necesarias para tramitar el SFV.

· Solución Propuesta: Gestionar y agilizar certificaciones pertinentes con CONFA para mejorar acceso a subsidios y beneficios de vivienda. Vincula los empleados a otras CCFs.

5) SISBEN

· La mayoría de los clientes no cuenta con la consulta de clasificación de Sisben.

· Solución Propuesta: Realizar una campaña específica de identificación y actualización del puntaje del SISBEN.

6) Cantidad de Miembros del Hogar y Edad del Jefe del Hogar

· Información incompleta o en cero para algunos clientes.

· Solución Propuesta: Actualizar de forma inmediata estos datos mediante encuestas rápidas de confirmación con cada hogar para determinar la conformación del hogar.

7) Documentos de Identidad

· Varias carpetas de clientes reportan ausencia del documento de identidad o es una fotocopia no óptima.

· Solución Propuesta: Solicitar y verificar formalmente documentación completa y vigente para evitar problemas administrativos y legales posteriores.

8) Producto de Afiliación

· Inexistencia generalizada de información clara sobre productos de afiliación al Ahorro Programa para Vivienda y Cesantías. Las cesantías no están inmovilizadas.

· Solución Propuesta: Definir claramente el producto de afiliación por cliente y formalizarlo documentalmente para simplificar gestión comercial y administrativa.

9) Vigencia del Preaprobado

· Frecuente ausencia del documento del crédito y vigencia de las preaprobaciones.

· Solución Propuesta: Actualizar continuamente información de preaprobados financieros y vigencias específicas para asegurar cierres efectivos de ventas.

10) Afiliación a Caja de Compensación

· Numerosas respuestas negativas o indefinidas en cuanto a la afiliación a Cajas de Compensación Familiar.

· Solución Propuesta: Realizar campañas inmediatas para gestionar afiliaciones claras y efectivas a cajas de compensación.

11) Valor Aprobado de SFV (CCF y MCY)

· La totalidad de clientes presentan valores en cero, evidenciando falta de gestión en su postulación al SFV.

· Solución Propuesta: Gestionar activamente aprobaciones claras y precisas de subsidios familiares de vivienda (SFV) con cajas de compensación y programas como Mi Casa Ya.

12) Fechas de Aprobación y Vigencia SFV

· Total ausencia de fechas concretas y documentadas.

· Solución Propuesta: Formalizar claramente las fechas de aprobación y vigencia del SFV, manteniendo comunicación activa con entidades financieras y gubernamentales.

La base de datos revisada muestra una clara necesidad de fortalecimiento en la gestión comercial y administrativa del Proyecto Los Pinos.

La implementación efectiva de las soluciones propuestas permitirá mejorar significativamente la agilidad y resultados comerciales en el corto plazo, asegurando una gestión eficiente y exitosa de la relación comercial con los clientes.

RECOMENDACIONES ESTRATÉGICAS PARA SUPERAR LAS DEBILIDADES DEL ÁREA COMERCIAL BASADAS EN CLIENTES CON INFORMACIÓN COMPLETA

A partir del análisis de los clientes con mayor cantidad de campos diligenciados por contar con mayor documentación, se proponen las siguientes recomendaciones para aprovechar estratégicamente esta información:

Gestionar activamente el acceso a subsidios de vivienda familiar (CCF, Mi Casa Ya) para disminuir los faltantes en los cierres financieros.
Realizar asesorías personalizadas para estructurar el cierre financiero completo de cada cliente.
Establecer convenios con entidades financieras para preaprobación y mejora del perfil crediticio.
Priorizar a los clientes con mayor porcentaje de cobertura para acelerar los procesos de escrituración y legalización.
Establecer diferentes modalidades de cierre financiero adaptadas al tipo de cliente.

1) Prospecto de clientes ideales (76.92% debilidades)

Recomendación:

o Actualizar los estudios de mercado para identificar claramente perfiles específicos de clientes potenciales ajustados a las variaciones en la asignación de SFV.

o Desarrollar campañas segmentadas según los perfiles identificados.

o Implementar un CRM eficiente para gestionar mejor la información de prospectos y personalizar las interacciones comerciales.

PRIORIZACIÓN COMERCIAL

o Estos clientes deben ser priorizados en los procesos de venta, legalización y cierre financiero.

o Propuesta: Asignar gestores comerciales dedicados para agilizar los trámites con estos clientes.

MODELOS DE CASO ÉXITO

o Utilizar estos casos como "modelos piloto" o referentes internos para replicar el buen manejo documental.

o Propuesta: Difundir las mejores prácticas de estos casos entre el equipo comercial y administrativo.

INDUCCIÓN PARA NUEVOS CLIENTES

o Utilizar la experiencia con estos clientes como base para diseñar procesos de inducción y acompañamiento a los demás compradores.

o Propuesta: Estandarizar los formatos, formularios y rutas exitosas de gestión aplicadas en estos casos.

2) Alianzas estratégicas para aceptar subsidios municipales (77.78% debilidades)

Recomendación:

o Gestionar alianzas inmediatas con la Alcaldía de Manizales y Gobernación de Caldas para articular esfuerzos comerciales, Ej. Oferta Preferente.

o Desarrollar convenios específicos que faciliten el acceso a subsidios municipales y créditos de vivienda para compradores del proyecto.

o Establecer canales claros y directos con las instituciones responsables para acelerar los procesos administrativos relacionados con subsidios.

3) Administración directa de recaudos (90.91% debilidades)

Recomendación:

o Implementar urgentemente un contrato de encargo fiduciario de preventas que administre integralmente los recursos provenientes de clientes, garantizando seguridad y confianza.

o Evitar la gestión directa de dinero para mitigar riesgos financieros, jurídicos y reputacionales.

OPTIMIZACIÓN DEL CIERRE FINANCIERO

o Aprovechar la documentación disponible para avanzar rápidamente en la estructuración de la solución financiera integral.

o Propuesta: Prevalidar con entidades financieras los montos y condiciones para lograr luego unos desembolsos efectivos.

4) Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable (83.33% debilidades)

Recomendación: Gestionar y formalizar de inmediato una fiducia mercantil irrevocable para administración inmobiliaria, ofreciendo garantías claras a los compradores y fortaleciendo la percepción de seguridad financiera del proyecto.

5) Póliza de Todo Riesgo Contratista y Responsabilidad Civil Extracontractual - RCE (80% debilidades)

Recomendación:

o Adquirir una póliza completa que cubra riesgos específicos de ejecución de obras y responsabilidad civil.

o Comunicar efectivamente la existencia de esta póliza a clientes y actores clave para fortalecer la confianza y seguridad del proyecto.

6) Análisis Financiero y Comercial Integral (77.78% debilidades)

Recomendación:

o Actualizar y profundizar estudios financieros y comerciales (costos, ingresos proyectados, TIR, VPN).

o Definir precios y condiciones comerciales competitivas adaptadas al nuevo contexto post COVID-19 y cierre de acceso a los subsidios de Mi Casa Ya.

7) Marketing Digital y Canales Comerciales

Recomendación:

o Desarrollar e implementar inmediatamente un plan estratégico de marketing digital robusto (web, redes sociales, anuncios, ferias de vivienda propias).

o Mejorar visibilidad y presencia digital del proyecto mediante una estrategia clara de contenidos atractivos, informativos y constantemente actualizados.

o Utilizar herramientas digitales efectivas (CRM, automatización) para seguimiento y gestión activa de leads.

o Implementar una sala de ventas moderna y robusta.

8) Capacitación y Formación Comercial

Recomendación:

o Actualizar constantemente al equipo comercial en técnicas avanzadas de ventas y atención al cliente.

o Crear programas específicos enfocados en el manejo de objeciones comunes, cierre de ventas y postventa efectiva.

o Fomentar el uso intensivo de herramientas digitales para optimizar seguimiento y conversión de prospectos.

o Fomentar la atención y asesoría personalizada a los clientes.

9) Implementación de una Ruta de Atención al Cliente con un Guion.

Recomendación: Establecer una ruta claramente definida y documentada para atención y acompañamiento integral a clientes potenciales y actuales, garantizando una experiencia positiva desde el primer contacto hasta la postventa.

10) Avalúos Comerciales actualizados de activos (50% debilidades)

Recomendación: Mantener actualizados periódicamente los avalúos comerciales de los activos involucrados en la ejecución del proyecto para facilitar gestiones financieras, negociaciones comerciales y asegurar la vinculación de inversionistas y clientes.

11) Indicadores sugeridos para el seguimiento de mejoras comerciales:

Incremento mensual en la generación y calificación de prospectos.
Tasa de conversión mensual de prospectos a ventas efectivas.
Reducción progresiva mensual del inventario de viviendas disponibles.
Nivel mensual de satisfacción del cliente mediante encuestas de retroalimentación.

Estas recomendaciones detalladas contribuirán a superar efectivamente las debilidades críticas en el área comercial, fortaleciendo el posicionamiento, confianza, y resultados inmediatos del Proyecto Los Pinos.

CONCLUSIÓN GENERAL

El Proyecto Los Pinos cuenta con herramientas técnicas y metodológicas sólidas para la gestión social y comercial, además de estrategias previamente definidas para abordar integralmente el relacionamiento con los actores involucrados. No obstante, dichas herramientas requieren consolidarse mediante una implementación progresiva, con seguimiento permanente, monitoreo continuo y ajustes operativos dinámicos, con el fin de garantizar su efectividad y sostenibilidad en el tiempo.

En el componente social, se destaca la existencia de formatos, instrumentos de levantamiento de información, identificación de actores, y sistemas de atención ciudadana (como PQRSF), lo cual constituye una base operativa importante. Sin embargo, la implementación de estos mecanismos debe fortalecerse con mayor sistematicidad, asegurando su funcionalidad efectiva y la participación de los vecinos y de la comunidad beneficiaria.

Es indispensable mantener una comunicación fluida, transparente y constante con todos los actores estratégicos, incluidos compradores, entidades financieras, cajas de compensación familiar, entes territoriales y organizaciones sociales. Esta comunicación debe estar respaldada por una documentación técnica y legal completa, organizada y permanentemente actualizada, que facilite los procesos de escrituración, acceso a subsidios, fiduciaria, legalización y seguimiento postventa.

Desde el enfoque comercial y administrativo, el análisis de la base de datos revela una necesidad urgente de fortalecimiento en la gestión de la información, el cierre financiero, y el seguimiento individualizado y acompañamiento personalizado a cada cliente. Se identifican oportunidades de mejora en la consolidación documental[2] y en la integridad de la información gestionada de compromisos contractuales. Mejorar estos procesos facilitará los trámites de escrituración, acceso a subsidios, formalización fiduciaria y seguimiento postventa.

La implementación efectiva de las soluciones ya propuestas en los frentes técnico, comercial, financiero y social —como el uso sistemático del CRM, formalización de alianzas, aseguramiento fiduciario, definición de guiones y rutas de atención y gestión de subsidios— permitirá mejorar de forma significativa la agilidad y eficiencia de la operación. Esto se reflejará en resultados comerciales positivos de corto y mediano plazo, así como en una mejor experiencia para los compradores.

Finalmente, se resalta que los clientes con información completa y bien estructurada constituyen una base estratégica prioritaria para acelerar cierres, focalizar recursos institucionales y generar modelos de referencia que fortalezcan la credibilidad institucional del proyecto frente al mercado, las autoridades y los aliados estratégicos.

Agradezco su atención y quedo atento a sus comentarios.

Atentamente,

LUIS ALBERTO VARGAS BALLÉN
Gerente – EBUSINESS VIVIENDA
Correo: evivienda@gmail.com

Anexo 01. Resultados del Análisis FODA

Área Evaluada	Fortalezas/ Oportunidades	Debilidades/ Amenazas	Total	% Fortalezas/ Oportunidades	% Debilidades/ Amenazas
[Cuenta con Estudios de mercado previos.]	3.00	6.00	9.00	33.33	66.67
[Cuenta con Estudios de mercado actuales.]	4.00	5.00	9.00	44.44	55.56
[Cuenta con estudios de viabilidad financiera: costos, ingresos proyectados, TIR, VPN.]	2.00	7.00	9.00	22.22	77.78
[Cuenta con estudios de Viabilidad técnica: disponibilidad de servicios públicos, vías, topografía, etc.]	3.00	7.00	10.00	30.00	70.00
[Cuenta con Análisis de Riesgos técnicos, legales, ambientales, comerciales y financieros.]	4.00	6.00	10.00	40.00	60.00
[Cuenta con un Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) tanto para la empresa como para el proyecto.]	3.00	10.00	13.00	23.08	76.92
[Cuenta con un Prospecto de los tipos de clientes ideales.]	3.00	10.00	13.00	23.08	76.92
[Ha suscrito alianzas o acuerdos con la Gobernación y las Alcaldías para comercializar el proyecto en la estrategia Oferta Preferente?]	5.00	5.00	10.00	50.00	50.00
[Ha suscrito alianzas o acuerdos con la Gobernación y las Alcaldías para aceptar subsidios municipales?]	2.00	7.00	9.00	22.22	77.78
[La Empresa cuenta con un Encargo Fiduciario para la Administración de las Preventas? ]	4.00	6.00	10.00	40.00	60.00
[La Empresa recauda cuotas o dineros directamente de los clientes y los administra en sus propias cuentas bancarias? ]	1.00	10.00	11.00	9.09	90.91
[La Empresa cuenta con un Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Administración Inmobiliaria para la ejecución del Proyecto?]	1.00	5.00	6.00	16.67	83.33
[La Empresa cuenta con una Póliza de Todo Riesgo Contratista y RCE para proteger la ejecución del Proyecto?]	1.00	4.00	5.00	20.00	80.00
[La Empresa cuenta con Avalúos Comerciales actualizados de los bienes, activos y equipos requeridos para la ejecución del Proyecto?]	3.00	3.00	6.00	50.00	50.00

Anexo 02. Ventas analizadas.

PLAN DE ACCIÓN.

Unificar formatos, estandarizar documentos, generar una base datos única, nivelar las ventas y completar documentos para asegurar las ventas.
Radicación de documentos (Permiso de ventas), Definir esquema Fiduciario. Exención de renta.
Inicio del proceso de aceleración de las ventas, asegurar cierres financieros para torres A, B y C. Otras CCfs.
Metodología de gestión de los clientes e Inicio de cierre de ventas. Otras CCfs.
Acuerdo con la Alcaldía y la Gobernación para Oferta Preferente.

Postulaciones no aprobadas por Confa.

Acciones, tiempos, recursos, presupuesto.

Papel de Evivienda como Inmobiliario.

[1] El riesgo comercial se refiere a la posibilidad de que una empresa experimente pérdidas económicas debido a factores relacionados directamente con su actividad comercial. Estos riesgos pueden surgir por condiciones internas, como la estrategia de ventas, la gestión financiera o la calidad del producto o servicio ofrecido, o por factores externos, como cambios en el mercado, la competencia, la regulación gubernamental o la economía en general.

Tipos comunes de riesgos comerciales:

1. Riesgo de mercado: Cambios inesperados en las condiciones del mercado (oferta, demanda, precios).

2. Riesgo crediticio o de cartera: Incumplimiento en el pago por parte de clientes o contrapartes comerciales.

3. Riesgo operacional: Problemas derivados de procesos internos, personal o sistemas tecnológicos que afectan las ventas o servicios.

4. Riesgo reputacional: Pérdida de credibilidad o confianza en la marca debido a incidentes públicos, críticas negativas, o mal manejo de situaciones críticas.

5. Riesgo regulatorio: Impacto negativo en la actividad comercial derivado de cambios en leyes, regulaciones o políticas públicas.

6. Riesgo competitivo: Aumento inesperado en la competencia o disminución en la ventaja competitiva de la empresa.

Ejemplos prácticos en el sector inmobiliario:

· Cambios en políticas gubernamentales (subsidios como Mi Casa Ya).

· Reducción en la demanda por crisis económica o desempleo.

· Problemas de liquidez debido a retrasos en pagos por parte de clientes.

· Dificultades para comercializar viviendas debido a campañas publicitarias insuficientes.

[2] Vacíos críticos de documentación, información incompleta y escasa consolidación.

Evivienda presenta: Transformación Estratégica en Vivienda Social: El Caso del Proyecto Los Pinos Manizales Caldas

Transformación Estratégica en Vivienda Social: El Caso del Proyecto Los Pinos

1. Diagnóstico Integral y Realidad Operativa

2. El Plan de Acción: De la Debilidad a la Oportunidad

3. Validación y Mejora Continua

Conclusión