Política de Tratamiento de Datos
Manual Interno de Políticas y Procedimientos para
el Tratamiento de los Datos Personales
Autorización
Eventos, Capacitaciones y Experiencias Virtuales
En mi calidad
de titular de información, actuando libre y voluntariamente, autorizo de manera
previa y expresa a EVIVIENDA y a cualquier cesionario o beneficiario presente o
futuro de sus obligaciones y derechos, para que directamente o a través de terceros
realice el tratamiento a mi información personal, el cual consiste en recolectar,
almacenar, usar, circular, registrar, administrar, procesar, confirmar, suprimir
y actualizar mi información de carácter personal que le he suministrado, o que sobre
mi recoja.
Lo anterior con el fin de:
1) Ser
contactado por cualquier medio para participar como asistente, conferencista o patrocinador
en Eventos, Capacitaciones y/o Experiencias Virtuales que organice EVIVIENDA.
2) Dar
cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de EVIVIENDA, así como
realizar el cobro de las obligaciones adeudadas a EVIVIENDA.
3) Ser contactado por cualquier medio para remitirle publicidad y publicaciones relacionadas con las actividades que desarrolla EVIVIENDA, de tipo académico, comercial, de promoción y comercialización de proyectos inmobiliarios, de encuestas y otras actividades que le sean encomendadas.
4) Realizar
estudios de asistencia, estadísticas y encuestas, enmarcadas dentro de nuestro objeto
social.
5) Efectuar
el trámite de inscripción y registro de participación en los Eventos, Capacitaciones
y/o Experiencias Virtuales, así como para grabar las sesiones en las cuales participe.
6) Atender
peticiones, quejas y reclamos.
Manifiesto que
fui informado que en caso de recolección de mi información sensible, tengo derecho
a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados.
Entiendo que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o
cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como el origen racial o étnico,
las convicciones religiosas o filosóficas y los datos biométricos, entre otros.
Manifiesto que
fui informado que los datos sensibles que se recolectarán, específicamente las fotografías
de mi rostro serán utilizadas con la finalidad de realizar el reconocimiento de
mi identidad, mediante biometría facial, para efectos de permitir mi ingreso como
asistente al Evento, Capacitación o Experiencia Virtual para el(la) cual me inscribí.
Entiendo que estos datos sensibles recolectados serán eliminados con posterioridad
a la finalización del Evento, Capacitación o Experiencia Virtual.
Igualmente, autorizo
de manera previa y expresa a EVIVIENDA, el uso de imágenes y fotografías que se
obtengan en el marco del Evento, Capacitación o Experiencia Virtual para el(la)
cual me inscribí, las cuales podrán ser utilizadas con el objetivo de promocionar
Eventos, Capacitaciones o Experiencias Virtuales de EVIVIENDA, a través de la circulación
de dichas imágenes en documentos de EVIVIENDA y medios de comunicación. La presente
autorización no tiene ámbito geográfico determinado, por lo que las imágenes en
las que aparezca podrán ser utilizadas en cualquier territorio. De igual manera,
la presente autorización no tiene un límite de tiempo respecto a su concesión, de
manera que la misma se concede por un plazo de tiempo indefinido.
He sido informado
que la Política de Tratamiento de Datos , el Aviso de Privacidad , así como el procedimiento
para elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo, podrán ser consultados
a través del correo electrónico eviviendahogares@gmail.com
Manifiesto que
he sido informado, conozco y entiendo que mis derechos como titular de los datos
personales suministrados son los siguientes:
1) Conocer,
actualizar y rectificar mis datos personales.
2) Solicitar
prueba de la autorización otorgada.
3) Ser
informado previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a mis datos personales.
4) Presentar
quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5) Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión de mi(s) dato(s) en los casos en que
sea procedente.
6) Acceder
en forma gratuita a los mismos.
Presentación.
Cumpliendo la
Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, EVIVIENDA adopta el presente Manual
de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales de
acuerdo con las definiciones legales.
Los PRINCIPIOS que
se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados
por EVIVIENDA en el tratamiento de datos personales:
- El Tratamiento
a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse
a lo establecido en la Ley y en las disposiciones que la desarrollen.
- El Tratamiento
obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la
cual debe ser informada al Titular.
- El Tratamiento
sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- La información
sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
- En el Tratamiento
debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del Encargado,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia
de datos que le conciernan.
- El Tratamiento
se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales,
de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento
sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas
previstas en la Ley.
- La información
sujeta a Tratamiento por el responsable o Encargado se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso
o acceso no autorizado o fraudulento.
- Todas las
personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan
la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información,
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende
el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales
cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
Derechos de los titulares
De conformidad
con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos
personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o Encargados
del Tratamiento.
- Solicitar
prueba de la autorización otorgada a EVIVIENDA, en su calidad de responsable
del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para
el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley
1581 de 2012.
- Ser informado
por el responsable o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto
del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales,
según lo indicado en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. La
solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización
no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer
en la base de datos.
- Acceder
en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Tratamiento de los datos
EVIVIENDA recolecta,
almacena, usa, administra, actualiza y circula los datos personales de terceros
en su calidad de: clientes; invitados a reuniones, capacitaciones y grupos de trabajo;
posibles clientes; proveedores o asistentes a eventos; clientes potenciales; jefes de hogar interesados en proyectos inmobiliarios; aliados; suscriptores; contratistas; contratantes; posibles candidatos
para ser colaboradores; colaboradores y/o excolaboradores.
Finalidad
El tratamiento
de los datos personales tiene como finalidad general el cabal desarrollo del nuestro
objeto social, y como fines específicos los siguientes:
· Adelantar
una eficiente comunicación a todo nivel, relacionada con nuestra gestión empresarial,
acerca de nuestros servicios y productos, alianzas, estudios, publicaciones, investigaciones,
encuestas, eventos, gestiones comerciales, proyectos y capacitaciones.
· Proveer
y publicitar nuestros servicios, eventos y productos.
· Gestionar
información de colaboradores y/o excolaboradores para efectos de dar cumplimiento
a obligaciones legales; así como ofrecerles bienes o servicios de manera conjunta
o separadamente con terceros.
· Verificar
las condiciones personales, profesionales y del entorno familiar y social de colaboradores
de la empresa.
· Contactar
a posibles oferentes en los procesos de adquisición de bienes y/o servicios que
adelante EVIVIENDA.
· Realizar
las citaciones respectivas a la Junta Directiva, Comités, y grupos de trabajo, tanto
de Clientes como de No Clientes, estos últimos en calidad de invitados.
· Gestionar
la celebración y ejecución de contratos con clientes, proveedores, contratantes
y contratistas.
· Realizar
el cobro de las obligaciones adeudadas a EVIVIENDA.
· Circular
información para fines comerciales, administrativos y/u operativos de los eventos,
productos y servicios y demás actividades desarrolladas por EVIVIENDA.
AVISO DE PRIVACIDAD
EVIVIENDA, informa que sus
datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
|
BASE DE
DATOS |
DESCRIPCIÓN |
FINALIDAD |
|
RECURSOS HUMANOS |
Es la base que contiene la información de los colaboradores
y ex colaboradores de EVIVIENDA. |
El tratamiento de estos datos personales estará enmarcado
en la relación laboral, y su objetivo es garantizar los derechos y deberes de
los colaboradores y ex colaboradores de EVIVIENDA de acuerdo con el Código Sustantivo
del Trabajo, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012. |
|
|
|
En particular, los datos
personales serán utilizados para: a. Verificar las condiciones
personales, profesionales y del entorno familiar y social de colaboradores y excolaboradores.
b. Realizar la gestión
del personal y de los excolaboradores. c. Ofrecer conjunta o separadamente
con terceros bienes o servicios en beneficio del colaborador o excolaborador.
d. Realizar análisis e
investigaciones de carácter estadístico. |
|
PROVEEDORES |
Es la base que contiene la información de los proveedores
de EVIVIENDA. |
a. Contactar como posible oferente en los procesos de
adquisición de bienes y/o servicios que adelante EVIVIENDA. b. Registrar toda la información relacionada con los
proveedores y los productos y/o servicios prestados a EVIVIENDA. c. Contactar para todos los efectos relacionados con
el cumplimiento de los derechos y deberes del proveedor. d. Dejar registro contable de las operaciones realizadas. |
|
ASISTENTES
Y PATROCINADORES DE EVENTOS Y CAPACITACIONES |
Es la base que contiene
la información de los patrocinadores y asistentes a eventos, capacitaciones y
Experiencias Virtuales de EVIVIENDA |
Conocer los patrocinadores
y asistentes a Eventos, Capacitaciones y Experiencias Virtuales programadas por
EVIVIENDA y realizar actividades de vinculación y apoyo para estos eventos. Por
lo cual, los datos personales podrán ser empleados para: a. Contactar por cualquier
medio de comunicación para participar como asistente, conferencista o patrocinador
en Eventos, Capacitaciones y/o Experiencias Virtuales que organice EVIVIENDA.
b. Realizar el cobro de
las obligaciones adeudadas a EVIVIENDA. c. Remitir publicidad y
publicaciones relacionadas con las actividades que desarrolla EVIVIENDA. d. Realizar estudios de
asistencia, estadísticas y encuestas, enmarcadas dentro del objeto social. e. Efectuar el trámite
de inscripción y registro de participación en los Eventos, Capacitaciones y/o
Experiencias Virtuales. f. Dar cumplimiento a las
obligaciones legales y contractuales de EVIVIENDA. g. Grabar las sesiones
de los Eventos, Capacitaciones y/o Experiencias Virtuales en las cuales participe. |
|
CLIENTES actuales y/o potenciales |
Es la base que contiene la información de colaboradores, de los clientes que participan
en reuniones estratégicas, comités técnicos, y grupos de trabajo organizados por
EVIVIENDA. |
a) Realizar las citaciones respectivas. b) Proveer y publicitar nuestros servicios, eventos,
productos, estudios, publicaciones, investigaciones y proyectos. c) Remitir publicidad de proyectos inmobiliarios, información de subsidios, entidades que provean servicios financieros de cuentas de ahorro, créditos de vivienda o leasing habitacional. |
|
INVITADOS
A JUNTA DIRECTIVA, REUNIONES ESTRATÉGICAS, COMITÉS Y GRUPOS DE TRABAJO |
Es la base de datos que
contiene la información de los invitados a la Junta Directiva, Juntas Estratégicas,
Comités, Subcomités y Grupos de Trabajo organizados por EVIVIENDA. |
a. Realizar las citaciones
respectivas a la Asamblea, Junta Directiva/Juntas Estratégicas, Comités, Subcomités
y Grupos de Trabajo. b. Proveer y publicitar
nuestros servicios, eventos, productos, estudios, publicaciones, investigaciones
Y proyectos. |
|
BLOG |
Es la base de datos que contiene la información de los
Titulares que solicitan la remisión de las publicaciones que realiza EVIVIENDA. |
a. Remitir las publicaciones del blog. b. Proveer estudios técnicos, estadísticos, de mercado
y económicos, que realiza EVIVIENDA. |
|
INFORMES
|
Es la base de datos que
contiene la información de los colaboradores de los clientes a los que se les
remiten los diferentes informes técnicos que realiza EVIVIENDA. |
a. Remitir periódicamente
los informes estadísticos con cifras relevantes del sector constructor de vivienda
social. b. Cumplir compromisos
con las entidades que solicitan información estadística. c. Remitir información
sobre regulación nacional. |
EVIVIENDA pone
a su disposición la Política de Tratamiento de Datos la cual define, entre
otros, los principios que cumpliremos al recolectar, almacenar, usar y realizar
cualquier actividad con sus datos personales, así como los mecanismos para que ejerza
sus derechos a:
i) Conocer,
actualizar y rectificar los datos personales;
ii) Solicitar
prueba de la autorización otorgada;
iii) Ser
informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los
datos personales;
iv) Presentar
quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley;
v) Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del(los) dato(s) en los casos en que
sea procedente;
vi) Abstenerse
de responder las preguntas sobre datos sensibles, siendo facultativo dar respuestas
sobre datos sensibles;
vii) Atender
peticiones, quejas y reclamos, y
viii) Acceder
en forma gratuita a los mismos. Lo anterior, de conformidad con el artículo 15 de
la Constitución Nacional, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Para la atención de requerimientos relacionados con la protección de datos personales
y el ejercicio de los derechos mencionados, EVIVIENDA recibirá comunicaciones en
el correo electrónico evivienda@gmail.com.
AVISOS LEGALES.
La presente Política rige a partir del PRIMERO (01) de octubre de 2016 y sus bases de datos
se encontrarán vigentes en tanto EVIVIENDA realice las actividades para las cuales
fue constituida y que efectúa actualmente.
Definiciones
- Dato
Personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales o jurídicas determinadas o determinables.
- Dato
Público:
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas,
a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros,
en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos
Sensibles:
Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas,
la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos
y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos
a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Autorización: Consentimiento previo,
expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos
personales.
- Aviso
de privacidad:
Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el
responsable, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de
sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a
la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables,
la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
- Base
de datos:
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación
o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Encargado
del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable
del tratamiento.
- Responsable
del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Cláusula de Compartición de Datos con Terceros
En mi calidad de titular de información, autorizo de manera previa y expresa a EVIVIENDA para compartir, transferir o suministrar mis datos personales a entidades públicas y privadas, tales como alcaldías, bancos y otras organizaciones, con el propósito de:
- Facilitar el acceso a beneficios, programas y proyectos relacionados con vivienda, subsidios, financiamiento o servicios complementarios ofrecidos por estas entidades.
- Cumplir con requerimientos normativos, administrativos o contractuales en el marco de alianzas estratégicas, convenios de cooperación o ejecución de políticas públicas en materia de vivienda y desarrollo urbano.
- Gestionar procesos de evaluación crediticia, asesoría financiera y vinculación a productos o servicios de financiación para vivienda social.
- Apoyar la formulación de políticas, estudios y análisis estadísticos que contribuyan al mejoramiento de la planeación urbana y la calidad de vida de los beneficiarios.
EVIVIENDA garantizará que la transferencia de datos se realice bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables. El titular de los datos podrá, en cualquier momento, solicitar información sobre el uso dado a su información y ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación o supresión de sus datos personales, conforme a lo establecido en la presente política de tratamiento de datos.
Procedimientos para consultas
y reclamos:
Consultas
El Titular, su
causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrán consultar la información personal
del Titular que repose en cualquier base de datos, por medio escrito adjuntado,
adicionalmente, los siguientes documentos:
|
TIPO DE SOLICITANTE |
DOCUMENTOS REQUERIDOS |
|
|
Titular |
Fotocopia de su documento de identificación (cédula
de ciudadanía o cédula de extranjería) |
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|
Apoderado |
Carta de autorización con
firma autenticada ante Notaría. Fotocopia documento de
identificación del Titular y de la persona autorizada. |
|
|
Tercero por Titular fallecido |
Cónyuge o compañero permanente |
Fotocopia del certificado de defunción del Titular de
la información. Fotocopia del documento original de identificación personal
del Cónyuge o compañero(a) permanente. Fotocopia del registro civil de matrimonio o declaración
extra-juicio de la unión marital de hecho. |
|
Hijos |
Fotocopia del certificado
de defunción del Titular de la información. Fotocopia del documento
de identificación personal del hijo. Fotocopia del registro
civil de nacimiento. |
|
|
Otros Familiares |
Fotocopia del certificado de defunción del Titular de
la información. Fotocopia del documento de identificación personal del
familiar. Fotocopia de los registros civiles del fallecido y del
peticionario, con los que se acredite el parentesco |
|
La consulta será
atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la
fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando
la fecha en que se atenderá su consulta.
Reclamaciones
El Titular, su
causahabiente, tercero autorizado o apoderado que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión,
o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos
en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante EVIVIENDA.
Procedimiento. El reclamo deberá formularse
mediante solicitud escrita con la identificación y nombres del Titular, la descripción
de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto (dirección de correspondencia
y teléfono contacto), y acompañando los documentos que soportan la solicitud. Estos
documentos deberán radicarse en evivienda@gmail.com.
En caso en que
la solicitud resulte incompleta se requerirá al interesado, dentro de los diez (10)
días siguientes a la recepción del reclamo, para subsanar las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente
la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de
que EVIVIENDA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de diez (10) días hábiles e informará de la situación
al interesado.
Una vez recibido
el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente la leyenda
“reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a diez (10) días
hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
EVIVIENDA tendrá
un plazo máximo para atender el reclamo de quince (15) días hábiles contados a partir
del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho
(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
MODIFICACIONES Y/O ACTUALIZACIONES
Cualquier cambio
sustancial referido a la identificación del responsable o finalidad del Tratamiento
que afecten el contenido de la autorización será comunicado de forma oportuna a
los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto. Si el
cambio está relacionado con la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva
autorización.
La dependencia
responsable de tratamiento de los datos, la atención de consultas, peticiones y
reclamos ante la cual el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar,
rectificar, suprimir el dato o rectificar la Autorización en los términos de Ley,
es la gerencia de EVIVIENDA, la cual se encuentra ubicada en las ciudades de Circasia, Bogotá DC y Mosquera,
o en el correo electrónico eviviendas@gmail.com
De acuerdo con lo dispuesto en el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 EVIVIENDA no está obligada a registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - como directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
EBUSINESS VIVIENDA
NIT. 900.141.359.8