INSTRUCTIVO DE VISITAS PARA CERTIFICACIONES DE HABITABILIDAD PROYECTOS DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL
PROPUESTA DE INSTRUCTIVO DE VISITA Y CERTIFICACION DE EXISTENCIA DE VIVIENDA
Elaborado por LUIS ALBERTO VARGAS B.
1. MARCO LEGAL Y JUSTIFICACIÓN
“El CERTIFICADO DE EXISTENCIA DE LA VIVIENDA Es un instrumento de control que permite a las entidades otorgantes del subsidio familiar de vivienda, verificar que la solución habitacional en donde fue aplicado el beneficio se encuentra totalmente terminada, con servicios públicos completamente instalados y funcionales.”
De acuerdo con lo establecido en los Decretos 975 de 2004 y 973 de 2005 y en virtud de la Resolución 996 de 2004 expedida por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial se establece que es competencia de la Caja de Compensación Familiar tramitar la postulación y legalización del Subsidio Familiar de Vivienda -SFV-, y como parte de este trámite se encuentra la expedición de los correspondientes Certificados de Existencia de Vivienda. “Decreto 975 de 2004, CAPÍTULO I. PROCEDIMIENTO PARA EL GIRO DE LOS RECURSOS DEL SUBSIDIO. ARTÍCULO 49. GIRO DE LOS RECURSOS. Cuando no se hiciere uso de la facultad del giro anticipado del Subsidio Familiar de Vivienda de que trata el artículo 50 del presente Decreto, la entidad otorgante girará el valor del mismo en favor del oferente de la solución de vivienda previamente declarada elegible a la cual se aplicará, una vez se acredite la conclusión de la solución de vivienda y el otorgamiento y registro de la escritura pública de adquisición o de declaración de construcción o mejoras según la modalidad para la cual se hubiere aplicado el Subsidio.
Para efectos de lo anterior deberán presentarse los siguientes documentos: En el caso de adquisición de vivienda nueva:
Copia de la escritura pública contentiva del título de adquisición del inmueble y del certificado de tradición y libertad del inmueble con una vigencia no mayor a 30 días, que permitan evidenciar la adquisición de la vivienda por el hogar postulante y que el precio de adquisición corresponda al tipo de vivienda al cual se postuló o a un tipo inferior.
Copia del documento que acredita la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda, con autorización de cobro por parte del beneficiario.
Certificado de existencia de la vivienda, o por quien hubiere sido autorizada por ésta para tales efectos, acompañada del acta de entrega del inmueble al beneficiario del subsidio a satisfacción de éste.
En el caso de construcción en sitio propio o mejoramiento:
Copia de la escritura de declaración de construcción o mejoramiento, con la constancia de la inscripción en la Oficina de Registro Competente.
Copia del documento que acredita la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda, con autorización de cobro por parte del beneficiario.
Certificado de existencia de la vivienda y recibo a satisfacción de la vivienda construida en sitio propio o el mejoramiento efectuado, en la que se especifique que la misma cumple con las condiciones señaladas en la postulación y en la asignación correspondientes, debidamente firmada por el beneficiario del subsidio en señal de aceptación.”
Dicho certificado deberá expedirse con base en una visita técnica realizada por un profesional designado por -CCF- de acuerdo con la metodología establecida en el numeral 5 de este instructivo; previa solicitud de los oferentes y una vez culmine el proceso de aplicación y legalización del SFV, con el fin de verificar el cumplimiento de todos los parámetros exigidos por la ley para el trámite correspondiente. También podrán ordenarse visitas sin que medie solicitud de los oferentes, o por solicitud de las autoridades, entidades otorgantes o por los beneficiarios de los proyectos; para realizar labores de auditoria de calidad, evaluación expost o labores de seguimiento a los proyectos que hayan tramitado postulaciones al SFV a través de la Caja de Compensación Familiar -CCF-.
2. JUSTIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO
Gráfico 1. Macroprocesos.
Debido a que la visita es fundamental para la verificación del cumplimiento de las condiciones de la oferta de los proyectos y la expedición del certificado, es requisito obligatorio para la legalización el pago de los SFV, ésta se debe realizar obligatoriamente para todos los SFV aplicados a la adquisición de viviendas nuevas o usadas (en caso de SFV para Población Desplazada), para SFV aplicados en la Construcción en Sitio Propio y/o el Mejoramiento de Vivienda, de acuerdo con los cuatro tipos de soluciones y las diferentes bolsas de recursos establecidas por las entidades otorgantes. En razón a que la mencionada visita es la única oportunidad de verificación que -CCF- tiene con el proyecto, es imprescindible que ésta sea realizada por profesionales designados por -CCF-. Por la importancia en el proceso de legalización de los SFV, se hace necesario para -CCF- establecer los requisitos, parámetros, estándares, costos y criterios bajo los cuales deben seleccionarse a los profesionales que realicen las visitas, así como los costos de este proceso.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este instructivo se aplica al trámite y legalización de SFV otorgados a través del Fondo de Vivienda de Interés Social –FOVIS- de -CCF-, del Fondo Nacional de Vivienda –FONVIVIENDA-, y por otras entidades como el BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, y por FOVIS de las Cajas de Compensación Familiar, previa la suscripción de acuerdos, convenios o contratos firmados con esta finalidad.
4. RESPONSABILIDAD
El responsable de la elaboración, revisión, distribución y modificación de este Instructivo y del seguimiento y control de su operatividad es el Jefe de la División de Vivienda de la -CCF- o el funcionario o contratista que sea directamente delegado por él. Puede ser modificada por solicitud de cualquier trabajador, previo estudio de la División de Vivienda.
5. SELECCIÓN Y REQUISITOS DE LOS PROFESIONALES
Gráfico 2. Proceso selección de los profesionales.
5.1. Selección
Las personas naturales o jurídicas encargados de realizar las visitas y expedir los Certificados de Existencia de Vivienda deben cumplir con los requisitos que se establecen en este Instructivo y ser seleccionados de la siguiente forma: La División de Vivienda de -CCF- directamente, o con el apoyo e intermediación de los Directores, conformará una LISTA DE PROFESIONALES por cada departamento y una más para Bogotá, D.C. integrada por no más de diez (10) profesionales y cinco (5) suplentes, la cual será solicitada a los presidentes o directivos de los siguientes gremios de profesionales o entidades que se indican a continuación:
• Sociedad Colombiana de Arquitectos- SCA- y/o sus Seccionales,
• Sociedad Colombiana de Ingenieros -SCI- y/o sus Seccionales
• Cámara Colombiana de la Construcción –CAMACOL- y/o sus Seccionales
• FEDELONJAS o las Lonjas de Propiedad Raíz en cada Departamento, y/o
• En su defecto las siguientes entidades públicas: o El Instituto Geográfico AGUSTIN CODAZI, y/o o Los Fondos Territoriales (Departamentales, Distritales o Municipales) de Vivienda o entidades que hagan sus veces en cada territorio.
Con los nombres de las personas naturales o jurídicas, y profesionales recomendados por estas entidades, se conformará una lista por departamento, de aquellos que cumplan los requisitos adelante señalados y las condiciones de idoneidad, probidad y experiencia mínima requeridos.
Estas listas de profesionales se conformarán para cada departamento y las visitas se asignarán en el orden señalado en ellas, garantizando que haya una rotación de los profesionales.
Cuando un profesional manifieste que no está en capacidad de realizar las visitas se designará al siguiente en la lista y así sucesivamente.
Estas listas se actualizarán por lo menos cada cuatro (4) meses, de tal forma que de ellas sean excluidos aquellos profesionales cuyo resultado de visitas asignadas no haya colmado las expectativas de la -CCF-.
De manera transitoria, mientras se confeccionan las listas de profesionales antes establecidas, y con el propósito de realizar las visitas a los proyectos que se encuentran en trámite ante -CCF-, se conformará por parte de la División de Hábitat e Infraestructura, una LISTA TEMPORAL DE PROFESIONALES, quienes se encargarán de realizar las visitas pendientes.
A partir del 1 de Enero de 2006 las visitas las deben realizar profesionales que se encuentren en la LISTA DE PROFESIONALES antes señalada.
En todos los casos, el profesional designado NO DEBERÁ TENER NINGÚN VÍNCULO CON EL OFERENTE DEL PROYECTO y deberá conservar su absoluta independencia.
5.2. Requisitos y calidad del profesional que realiza la visita.
La persona natural o jurídica que sea designada por -CCF- para efectuar la labor de visitas y expedición de los Certificados de Existencia de Vivienda, deberá reunir los siguientes requisitos mínimos:
• Tener su domicilio principal o residir en el departamento en el cual se desarrollará la visita, con excepción de aquellas personas jurídicas de derecho público que lleguen a ser designadas para realizar estas actividades,
• Haber sido postulado o recomendado por las directivas de los gremios de profesionales o entidades antes señaladas,
• Ser Ingeniero Civil y/o Arquitecto titulado y con matricula profesional vigente,
• Acreditar el Registro Único de Proponentes, RUP,
• Tener experiencia como mínimo de dos (2) años en la ejecución o interventoría de proyectos de vivienda, desarrolladas en los últimos cinco (5) años y certificada en el RUP, bien sea en tiempo o en puntos homologables a éste,
• Anexar copia de la cédula de ciudadanía,
• No estar incurso en inhabilidades de ley o haber sido sancionado por parte del Consejo Profesional Nacional de Ingenieria y/o Arquitectura en los últimos dos (2) años,
• Suscribir Orden de Prestación de Servicios Profesionales con -CCF-, garantizada con una póliza única de cumplimiento que asegure la seriedad, idoneidad y cumplimiento de las obligaciones.
Los profesionales deben contar con cámara fotográfica digital, con especificaciones suficientes para la toma de fotografías de buena resolución y calidad de impresión. Excepción. En casos especiales y debidamente valorados por la División de Vivienda o por la Oficina de Control Interno, las visitas y expedición de los certificados de existencia de las viviendas podrán ser realizadas por trabajadores o contratistas de la -CCF-.
6. INSTRUCCIONES A LOS OFERENTES
Los oferentes deben seguir los procedimientos establecidos en este instructivo con el fin de obtener la expedición del certificado de existencia de las viviendas.
• Si la vivienda cumple con los requisitos exigidos debe solicitar por escrito ante la SEDE DE -CCF- respectiva, la visita para expedición del Certificado de Existencia de Vivienda.
• Radicar los documentos señalados en la Sede de la Departamental de -CCF- respectiva. Para afiliados y no afiliados a -CCF-.
• Programar la visita comunicándose directamente con el PROMOTOR DE VIVIENDA y/o DIRECTOR o con el COORDINADOR DE PROYECTOS de la División de Vivienda, al PBX XXXXXX Ext. XXX o personalmente en -CCF- Sede, en la División de Vivienda, en el horario de lunes a viernes de 8:00 AM A 5:00 PM.
• Diligencie la autorización de pago con las tarifas establecidas de acuerdo con la localización y el número de visitas, el valor puede cancelarlo consignando en las cuentas establecidas para este fin por -CCF-, no olvide presentar el comprobante de consignación. BANCO DE XXX - Cuenta Corriente XXXXXX Referencia: XXXXX
• En la consignación se deberá especificar claramente el nombre del proyecto y se anexará el listado con nombres, apellidos y documento de identidad de los beneficiarios y se deberá remitir el original de la consignación con los documentos de cobro de cada subsidio.
• En ningún caso los trabajadores o contratistas designados por -CCF- están autorizados para tramitar o recibir pagos por ningún concepto, salvo la recepción del original de la consignación de las tarifas respectivas, cuando sea del caso. Los términos estipulados en la ley empiezan a surtirse una vez se radiquen los documentos en la departamental respectiva; por lo tanto -CCF- no considera cumplidos los requisitos sin que se hayan radicado los documentos requeridos para la visita que se señalan adelante, incluyendo el certificado de existencia de la vivienda.
Gráfico 3. Proceso solicitud de visitas.
6.1. Documentos requeridos para las Visitas
Las visitas serán programadas previo el cumplimiento de los siguientes requisitos por parte del oferente del proyecto (Constructor/ Vendedor) ante el PROMOTOR DE VIVIENDA y/o DIRECTOR.
6.2. Radicación de los siguientes documentos:
6.2.1. En el caso de adquisición de vivienda nueva:
• Copia de la escritura pública contentiva del título de adquisición del inmueble y del certificado de tradición y libertad del inmueble con una vigencia no mayor a 30 días, que permitan evidenciar la adquisición de la vivienda por el hogar postulante y que el precio de adquisición corresponda al tipo de vivienda al cual se postuló o a un tipo inferior.
• Copia del documento que acredita la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda, con autorización de cobro por parte del beneficiario.
• Copia del acta de entrega del inmueble al beneficiario del subsidio a satisfacción de éste.
• Licencia de construcción.
6.2.2. En el caso de compra de vivienda usada, además de los anteriores debe anexar
• Copia de la escritura de declaración de construcción o mejoramiento, con la constancia de la inscripción en la Oficina de Registro Competente.
• Copia del documento que acredita la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda, con autorización de cobro por parte del beneficiario.
• Copia del acta de entrega del inmueble al beneficiario del subsidio y recibo a satisfacción de la vivienda construida en sitio propio o el mejoramiento efectuado, en la que se especifique que la misma cumple con las condiciones señaladas en la postulación y en la asignación correspondientes, debidamente firmada por el beneficiario del subsidio en señal de aceptación
• Licencia de construcción.
Para todos los casos:
• Consignación original por el valor total de las visitas a realizar.
6.2.4. Recomendaciones para Adquisición y Trámite de SFV en Vivienda Usada
Para el pago de SFV aplicados a vivienda usada (por tratarse de viviendas que no han surtido el proceso de declaración de elegibilidad) se requieren dos tipos de certificaciones:
1. Certificación de existencia de vivienda (expedida de acuerdo a lo estipulado anteriormente).
EN TODOS LOS CASOS.
2. Certificado de la oficina de PLANEACION MUNICIPAL (o la entidad territorial que haga sus veces) en el cual conste que: - La vivienda es urbana. - La vivienda se encuentra ubicada en un barrio legalizado. - La vivienda no se encuentra ubicada en zona de riesgo. - La vivienda cuenta con los servicios públicos básicos. ESTAS CERTIFICACIONES DEBEN EXPEDIRSE PREVIAMENTE A LA COMPRA DE LA VIVIENDA. Se recomienda siempre tener copia del Certificado de la Oficina de Planeación o la dependencia que haga sus veces, y con base en éste, realizar la correspondiente visita para la expedición del certificado de existencia de vivienda.
6.3. Del proyecto y de la vivienda:
• Que el proyecto cumpla con lo estipulado en las resoluciones 996 y 1262 de 2004 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, especialmente en lo relativo a los servicios públicos y obras de urbanismo.
• Que la existencia y condiciones mínimas de vivienda, cumplan las condiciones descritas en los decretos 975 de 31 de marzo de 2004 y 1262 del 27 octubre de 2004.
• Que el sistema constructivo sea de carácter permanente.
• Plano urbano (si no existe nomenclatura) en físico tamaño carta.
• Conexión de Servicios Públicos Básicos definitivos, con medidores y contadores instalados, en aquellos casos en los que no se encuentra instalados los medidores o contadores definitivos, puede presentar:
• Recibo de Pago de derechos de instalación definitiva de servicios públicos.
• Constancia escrita por la entidad prestadora de los servicios públicos correspondientes en la que certifique que el constructor ya ha cumplido con todos los requerimientos y requisitos necesarios para conexión definitiva del servicio público respectivo y que los derechos de instalación de dichos medidores ya han sido cancelados.
El Certificado de Existencia de Vivienda es un requisito más dentro del trámite y listado de documentos requeridos para el pago final al oferente. Por lo tanto la visita y el correspondiente certificado deberán expedirse previo al envío por parte de la Dirección del paquete de documentos al nivel central de -CCF-.
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Decreto 975 de 2004 Decreto 1526 de 2005 Resoluciones 610 y 966 de 2004.
8. REALIZACIÓN DE LAS VISITAS
Gráfico 4. Proceso asignación del profesional que realiza la visita.
Labor del profesional que realiza la Visita ACTIVIDADES DEL PROFESIONAL QUE REALIZA LAS VISITAS. Las labores del profesional que realiza las visitas serán las siguientes:
1. Verificar y estudiar la documentación del proyecto, aún para los proyectos en ciudades de categoria especial, 1 y 2; donde la licencia surte la elegibilidad, como base para la emisión de su concepto favorable o no, previo a la emisión del Certificado de Existencia de Vivienda. Para este evento se tendrá en cuenta lo señalado en el artículo 17 del Decreto 975 de 2004.
2. Verificar la disponibilidad inmediata e incondicional de los servicios públicos domiciliarios y la existencia de las conexiones a las redes para cada vivienda, su adecuada instalación, funcionabilidad y existencia de medidores y contadores.
3. Verificar el estado y acabado de las obras de urbanismo de acuerdo con las condiciones tecnicas aceptadas al momento de la Declaratoria de Elegibilidad del proyecto.
4. Verificar que la vivienda haya sido construida cumpliendo las condiciones tecnicas aceptadas al momento de la Declaratoria de Elegibilidad del proyecto.
5. Medir y cuantificar el avance de cada solución de vivienda y de las obras de urbanismo faltantes, cuando las mismas no se encuentren terminadas e informarlo por escrito a -CCF- en el acta de visita.
6. Avisar de inmediato a -CCF-, cualquier anomalía que se presente durante su visita al proyecto.
7. Emitir concepto de su visita y expedir el Certificado de Existencia de Vivienda cuando el concepto fuere favorable o un informe negandolo cuando fuere desfavorable, indicando en todos los casos las razones por las cuales no se expide.
8. Entregar la documentación al Director de -CCF- una vez concluya su labor. Para la respectiva visita, el profesional encargado deberá hacer especial énfasis en la revisión de los siguientes aspectos:
9. En los casos de proyectos urbanísticos, se deberá verificar que el proyecto haya cumplido con todas las obras de urbanismo y características que se hayan ofrecido para obtener el certificado de elegibilidad. Para lo anterior se deberá coordinar con el oferente la revisión de los documentos presentados ante FINDETER para la Elegibilidad (Formatos, Formularios de Inscripción Registro de Oferta y los Anexos 1 a 3), las especificaciones técnicas y los planos arquitectónicos, sin perjuicio de los demás documentos que el profesional designado para la visita, considere indispensables para emitir su concepto.
10. Se deberá constatar con especial cuidado la dirección del inmueble, e indicar en un plano urbanístico (o en un esquema urbano con las vías) la ubicación exacta de la vivienda visitada. Cuando se trate de urbanizaciones, indicar la etapa y viviendas visitadas.
11. Es importante anotar en el cuadro de observaciones las diferencias y constancias que el evaluador considere necesarias anotar, respecto del estado de la vivienda. Ej.: problemas con los acabados, áreas construidas, cubiertas, estructura, instalaciones hidrosanitarias y/o eléctricas, falta de obras de urbanismo, etc.
12. Se deberán tomar varias fotografías (mínimo 4) por vivienda, en las cuales se detallen las fachadas, anterior y posterior; y dos del interior de la vivienda.
13. Durante la visita, se deberá diligenciar el modelo anexo ACTA DE VISITA DE EXISTENCIA, con las características de la vivienda, la cual preferiblemente debe ser firmada por el representante del oferente que atendió la visita y el beneficiario del subsidio, en caso de que este se encuentre habitando la vivienda.
14. Como resultado de la(s) visita(s) se entregará un informe de visita, el cual debe estar acompañado por los formatos de CERTIFICADO DE EXISTENCIA DE CADA VIVIENDA, los cuales deberán ser entregados al Director Departamental acompañados de los demás documentos y tramitado a través de éste ante la Sede Central.
En todos los casos de visita a CONJUNTOS DE VIVIENDA, PROYECTOS NUCLEADOS Y/O URBANIZACIONES, o cuando se trate de un número de viviendas individuales, las visitas serán realizadas por profesionales designados por -CCF- en la forma señalada en el Capítulo 2, sin embargo cuando la División de Hábitat e Infraestructura lo considere pertinente, las visitas podrán ser delegadas en trabajadores de -CCF-. La División de Hábitat e Infraestructura establecerá con las Departamentales un cronograma para la realización de las visitas. Para lo anterior cada departamental informará semanalmente al nivel central sobre los proyectos que hayan solicitado las visitas con el fin de organizar la logística requerida para su realización.
9. COSTO DE LAS VISITAS Y DEL CERTIFICADO
9.1. Tarifas para los Oferentes
El cobro de las visitas y de la expedición del Certificado de Existencia de Vivienda será asumido por los oferentes y en los casos de postulación individual, por el propio beneficiario, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 31 de la Resolución 966 de 2004 y serán cobrados conforme a las tarifas aprobadas. Antes de solicitar la visita cada oferente debe asegurarse que la vivienda cumple con las condiciones indicadas en las resoluciones 966 y 1262 del 2004, si por alguna razón la vivienda no cumple, el profesional certificará tal condición y el oferente deberá cancelar el nuevo valor de la correspondiente segunda visita.
9.2. Tarifas para los Oferentes que tramiten Subsidios asignados por FOVIS -CCF-.
El costo de las visitas y de la expedición del Certificado de Existencia de Vivienda –para los proyectos en los que se asignen subsidios otorgados por el FOVIS de -CCF- se liquidarán con base en la tabla 1, pero con un descuento del 7% sobre la tarifa aplicable a cada caso.
9.3. Tarifas para proyectos especiales y trámites de certificaciones.
Las tarifas aplicables a proyectos especiales y otro tipo de trámites requeridos ante -CCF- serán cobrados conforme a las tarifas aprobadas.
9.4. Honorarios para los Profesionales
El costo de las visitas y de la expedición del Certificado de Existencia de Vivienda que -CCF- reconocerá a cada profesional que sea designado para este fin, será el siguiente:
10. EVALUACIÓN EXPOST Y AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO
10.1. Evaluación Expost
Las actividades de evaluación expost de las visitas realizadas y certificados de existencia de Vivienda emitidos por los profesionales designados serán realizadas por el DIRECTOR o por el PROMTOR DE VIVIENDA, previamente delegado, con base en un muestreo aleatorio simple que considere por lo menos el 5% de viviendas visitas. Estas visitas serán realizadas con posterioridad a la expedición del CEH por parte del profesional designado para ello y deben contemplar los aspectos básicos que se señalan en el Capítulo 4 de este instructivo. La administración de -CCF- no tolerará ninguna falla en este proceso y cualquier asomo de corrupción o incumplimiento de lo aquí dispuesto será sancionado drásticamente.
10.2. Auditorias de Control Interno
La Oficina de Control Interno realizará sin previo aviso y en cualquier momento las visitas de auditoria y control que considere pertinentes, para verificar el cumplimiento de las normas legales y del seguimiento del presente instructivo, así mismo podrá exigir la documentación que considere pertinente para realizar estas auditorias. Cuando se encuentren irregularidades por parte de la Oficina de Control Interno o las mismas sean informadas por el Profesional designado o por el Director Departamental, la oficina procederá de oficio a realizar las investigaciones que sean requeridas e instaurar los procesos disciplinarios o denuncias pertinentes.
11. Modelos de Certificaciones y Actas de Visita.
Los siguientes son los modelos propuestos para las actas de visita y para los certificados de existencia de las viviendas. Están diseñados para poder controlar la realización efectiva de las viviendas y poder llevar un control y estadística del proceso.
Gráfico 5. Modelo de Certificado de Existencia de Vivienda.
Gráfico 6. Parte A, del Modelo de Acta de Visita de Existencia.
Gráfico 7. Parte B, del Modelo de Acta de Visita de Existencia.
Documento preparado por Luis Alberto Vargas Ballén, consultor en Vivienda de Interés Social.
Elaborado por LUIS ALBERTO VARGAS B.
1. MARCO LEGAL Y JUSTIFICACIÓN
“El CERTIFICADO DE EXISTENCIA DE LA VIVIENDA Es un instrumento de control que permite a las entidades otorgantes del subsidio familiar de vivienda, verificar que la solución habitacional en donde fue aplicado el beneficio se encuentra totalmente terminada, con servicios públicos completamente instalados y funcionales.”
De acuerdo con lo establecido en los Decretos 975 de 2004 y 973 de 2005 y en virtud de la Resolución 996 de 2004 expedida por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial se establece que es competencia de la Caja de Compensación Familiar tramitar la postulación y legalización del Subsidio Familiar de Vivienda -SFV-, y como parte de este trámite se encuentra la expedición de los correspondientes Certificados de Existencia de Vivienda. “Decreto 975 de 2004, CAPÍTULO I. PROCEDIMIENTO PARA EL GIRO DE LOS RECURSOS DEL SUBSIDIO. ARTÍCULO 49. GIRO DE LOS RECURSOS. Cuando no se hiciere uso de la facultad del giro anticipado del Subsidio Familiar de Vivienda de que trata el artículo 50 del presente Decreto, la entidad otorgante girará el valor del mismo en favor del oferente de la solución de vivienda previamente declarada elegible a la cual se aplicará, una vez se acredite la conclusión de la solución de vivienda y el otorgamiento y registro de la escritura pública de adquisición o de declaración de construcción o mejoras según la modalidad para la cual se hubiere aplicado el Subsidio.
Para efectos de lo anterior deberán presentarse los siguientes documentos: En el caso de adquisición de vivienda nueva:
Copia de la escritura pública contentiva del título de adquisición del inmueble y del certificado de tradición y libertad del inmueble con una vigencia no mayor a 30 días, que permitan evidenciar la adquisición de la vivienda por el hogar postulante y que el precio de adquisición corresponda al tipo de vivienda al cual se postuló o a un tipo inferior.
Copia del documento que acredita la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda, con autorización de cobro por parte del beneficiario.
Certificado de existencia de la vivienda, o por quien hubiere sido autorizada por ésta para tales efectos, acompañada del acta de entrega del inmueble al beneficiario del subsidio a satisfacción de éste.
En el caso de construcción en sitio propio o mejoramiento:
Copia de la escritura de declaración de construcción o mejoramiento, con la constancia de la inscripción en la Oficina de Registro Competente.
Copia del documento que acredita la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda, con autorización de cobro por parte del beneficiario.
Certificado de existencia de la vivienda y recibo a satisfacción de la vivienda construida en sitio propio o el mejoramiento efectuado, en la que se especifique que la misma cumple con las condiciones señaladas en la postulación y en la asignación correspondientes, debidamente firmada por el beneficiario del subsidio en señal de aceptación.”
Dicho certificado deberá expedirse con base en una visita técnica realizada por un profesional designado por -CCF- de acuerdo con la metodología establecida en el numeral 5 de este instructivo; previa solicitud de los oferentes y una vez culmine el proceso de aplicación y legalización del SFV, con el fin de verificar el cumplimiento de todos los parámetros exigidos por la ley para el trámite correspondiente. También podrán ordenarse visitas sin que medie solicitud de los oferentes, o por solicitud de las autoridades, entidades otorgantes o por los beneficiarios de los proyectos; para realizar labores de auditoria de calidad, evaluación expost o labores de seguimiento a los proyectos que hayan tramitado postulaciones al SFV a través de la Caja de Compensación Familiar -CCF-.
2. JUSTIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO
Gráfico 1. Macroprocesos.
Debido a que la visita es fundamental para la verificación del cumplimiento de las condiciones de la oferta de los proyectos y la expedición del certificado, es requisito obligatorio para la legalización el pago de los SFV, ésta se debe realizar obligatoriamente para todos los SFV aplicados a la adquisición de viviendas nuevas o usadas (en caso de SFV para Población Desplazada), para SFV aplicados en la Construcción en Sitio Propio y/o el Mejoramiento de Vivienda, de acuerdo con los cuatro tipos de soluciones y las diferentes bolsas de recursos establecidas por las entidades otorgantes. En razón a que la mencionada visita es la única oportunidad de verificación que -CCF- tiene con el proyecto, es imprescindible que ésta sea realizada por profesionales designados por -CCF-. Por la importancia en el proceso de legalización de los SFV, se hace necesario para -CCF- establecer los requisitos, parámetros, estándares, costos y criterios bajo los cuales deben seleccionarse a los profesionales que realicen las visitas, así como los costos de este proceso.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este instructivo se aplica al trámite y legalización de SFV otorgados a través del Fondo de Vivienda de Interés Social –FOVIS- de -CCF-, del Fondo Nacional de Vivienda –FONVIVIENDA-, y por otras entidades como el BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, y por FOVIS de las Cajas de Compensación Familiar, previa la suscripción de acuerdos, convenios o contratos firmados con esta finalidad.
4. RESPONSABILIDAD
El responsable de la elaboración, revisión, distribución y modificación de este Instructivo y del seguimiento y control de su operatividad es el Jefe de la División de Vivienda de la -CCF- o el funcionario o contratista que sea directamente delegado por él. Puede ser modificada por solicitud de cualquier trabajador, previo estudio de la División de Vivienda.
5. SELECCIÓN Y REQUISITOS DE LOS PROFESIONALES
Gráfico 2. Proceso selección de los profesionales.
5.1. SelecciónLas personas naturales o jurídicas encargados de realizar las visitas y expedir los Certificados de Existencia de Vivienda deben cumplir con los requisitos que se establecen en este Instructivo y ser seleccionados de la siguiente forma: La División de Vivienda de -CCF- directamente, o con el apoyo e intermediación de los Directores, conformará una LISTA DE PROFESIONALES por cada departamento y una más para Bogotá, D.C. integrada por no más de diez (10) profesionales y cinco (5) suplentes, la cual será solicitada a los presidentes o directivos de los siguientes gremios de profesionales o entidades que se indican a continuación:
• Sociedad Colombiana de Arquitectos- SCA- y/o sus Seccionales,
• Sociedad Colombiana de Ingenieros -SCI- y/o sus Seccionales
• Cámara Colombiana de la Construcción –CAMACOL- y/o sus Seccionales
• FEDELONJAS o las Lonjas de Propiedad Raíz en cada Departamento, y/o
• En su defecto las siguientes entidades públicas: o El Instituto Geográfico AGUSTIN CODAZI, y/o o Los Fondos Territoriales (Departamentales, Distritales o Municipales) de Vivienda o entidades que hagan sus veces en cada territorio.
Con los nombres de las personas naturales o jurídicas, y profesionales recomendados por estas entidades, se conformará una lista por departamento, de aquellos que cumplan los requisitos adelante señalados y las condiciones de idoneidad, probidad y experiencia mínima requeridos.
Estas listas de profesionales se conformarán para cada departamento y las visitas se asignarán en el orden señalado en ellas, garantizando que haya una rotación de los profesionales.
Cuando un profesional manifieste que no está en capacidad de realizar las visitas se designará al siguiente en la lista y así sucesivamente.
Estas listas se actualizarán por lo menos cada cuatro (4) meses, de tal forma que de ellas sean excluidos aquellos profesionales cuyo resultado de visitas asignadas no haya colmado las expectativas de la -CCF-.
De manera transitoria, mientras se confeccionan las listas de profesionales antes establecidas, y con el propósito de realizar las visitas a los proyectos que se encuentran en trámite ante -CCF-, se conformará por parte de la División de Hábitat e Infraestructura, una LISTA TEMPORAL DE PROFESIONALES, quienes se encargarán de realizar las visitas pendientes.
A partir del 1 de Enero de 2006 las visitas las deben realizar profesionales que se encuentren en la LISTA DE PROFESIONALES antes señalada.
En todos los casos, el profesional designado NO DEBERÁ TENER NINGÚN VÍNCULO CON EL OFERENTE DEL PROYECTO y deberá conservar su absoluta independencia.
5.2. Requisitos y calidad del profesional que realiza la visita.
La persona natural o jurídica que sea designada por -CCF- para efectuar la labor de visitas y expedición de los Certificados de Existencia de Vivienda, deberá reunir los siguientes requisitos mínimos:
• Tener su domicilio principal o residir en el departamento en el cual se desarrollará la visita, con excepción de aquellas personas jurídicas de derecho público que lleguen a ser designadas para realizar estas actividades,
• Haber sido postulado o recomendado por las directivas de los gremios de profesionales o entidades antes señaladas,
• Ser Ingeniero Civil y/o Arquitecto titulado y con matricula profesional vigente,
• Acreditar el Registro Único de Proponentes, RUP,
• Tener experiencia como mínimo de dos (2) años en la ejecución o interventoría de proyectos de vivienda, desarrolladas en los últimos cinco (5) años y certificada en el RUP, bien sea en tiempo o en puntos homologables a éste,
• Anexar copia de la cédula de ciudadanía,
• No estar incurso en inhabilidades de ley o haber sido sancionado por parte del Consejo Profesional Nacional de Ingenieria y/o Arquitectura en los últimos dos (2) años,
• Suscribir Orden de Prestación de Servicios Profesionales con -CCF-, garantizada con una póliza única de cumplimiento que asegure la seriedad, idoneidad y cumplimiento de las obligaciones.
Los profesionales deben contar con cámara fotográfica digital, con especificaciones suficientes para la toma de fotografías de buena resolución y calidad de impresión. Excepción. En casos especiales y debidamente valorados por la División de Vivienda o por la Oficina de Control Interno, las visitas y expedición de los certificados de existencia de las viviendas podrán ser realizadas por trabajadores o contratistas de la -CCF-.
6. INSTRUCCIONES A LOS OFERENTES
Los oferentes deben seguir los procedimientos establecidos en este instructivo con el fin de obtener la expedición del certificado de existencia de las viviendas.
• Si la vivienda cumple con los requisitos exigidos debe solicitar por escrito ante la SEDE DE -CCF- respectiva, la visita para expedición del Certificado de Existencia de Vivienda.
• Radicar los documentos señalados en la Sede de la Departamental de -CCF- respectiva. Para afiliados y no afiliados a -CCF-.
• Programar la visita comunicándose directamente con el PROMOTOR DE VIVIENDA y/o DIRECTOR o con el COORDINADOR DE PROYECTOS de la División de Vivienda, al PBX XXXXXX Ext. XXX o personalmente en -CCF- Sede, en la División de Vivienda, en el horario de lunes a viernes de 8:00 AM A 5:00 PM.
• Diligencie la autorización de pago con las tarifas establecidas de acuerdo con la localización y el número de visitas, el valor puede cancelarlo consignando en las cuentas establecidas para este fin por -CCF-, no olvide presentar el comprobante de consignación. BANCO DE XXX - Cuenta Corriente XXXXXX Referencia: XXXXX
• En la consignación se deberá especificar claramente el nombre del proyecto y se anexará el listado con nombres, apellidos y documento de identidad de los beneficiarios y se deberá remitir el original de la consignación con los documentos de cobro de cada subsidio.
• En ningún caso los trabajadores o contratistas designados por -CCF- están autorizados para tramitar o recibir pagos por ningún concepto, salvo la recepción del original de la consignación de las tarifas respectivas, cuando sea del caso. Los términos estipulados en la ley empiezan a surtirse una vez se radiquen los documentos en la departamental respectiva; por lo tanto -CCF- no considera cumplidos los requisitos sin que se hayan radicado los documentos requeridos para la visita que se señalan adelante, incluyendo el certificado de existencia de la vivienda.
Gráfico 3. Proceso solicitud de visitas.
6.1. Documentos requeridos para las Visitas
Las visitas serán programadas previo el cumplimiento de los siguientes requisitos por parte del oferente del proyecto (Constructor/ Vendedor) ante el PROMOTOR DE VIVIENDA y/o DIRECTOR.
6.2. Radicación de los siguientes documentos:
6.2.1. En el caso de adquisición de vivienda nueva:
• Copia de la escritura pública contentiva del título de adquisición del inmueble y del certificado de tradición y libertad del inmueble con una vigencia no mayor a 30 días, que permitan evidenciar la adquisición de la vivienda por el hogar postulante y que el precio de adquisición corresponda al tipo de vivienda al cual se postuló o a un tipo inferior.
• Copia del documento que acredita la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda, con autorización de cobro por parte del beneficiario.
• Copia del acta de entrega del inmueble al beneficiario del subsidio a satisfacción de éste.
• Licencia de construcción.
6.2.2. En el caso de compra de vivienda usada, además de los anteriores debe anexar
- Certificado de Planeación Municipal o Distrital en el cual se certifica que la vivienda no se encuentra en zona de riesgo y cuenta con disponibilidad de servicios públicos básicos.
• Copia de la escritura de declaración de construcción o mejoramiento, con la constancia de la inscripción en la Oficina de Registro Competente.
• Copia del documento que acredita la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda, con autorización de cobro por parte del beneficiario.
• Copia del acta de entrega del inmueble al beneficiario del subsidio y recibo a satisfacción de la vivienda construida en sitio propio o el mejoramiento efectuado, en la que se especifique que la misma cumple con las condiciones señaladas en la postulación y en la asignación correspondientes, debidamente firmada por el beneficiario del subsidio en señal de aceptación
• Licencia de construcción.
Para todos los casos:
• Consignación original por el valor total de las visitas a realizar.
6.2.4. Recomendaciones para Adquisición y Trámite de SFV en Vivienda Usada
Para el pago de SFV aplicados a vivienda usada (por tratarse de viviendas que no han surtido el proceso de declaración de elegibilidad) se requieren dos tipos de certificaciones:
1. Certificación de existencia de vivienda (expedida de acuerdo a lo estipulado anteriormente).
EN TODOS LOS CASOS.
2. Certificado de la oficina de PLANEACION MUNICIPAL (o la entidad territorial que haga sus veces) en el cual conste que: - La vivienda es urbana. - La vivienda se encuentra ubicada en un barrio legalizado. - La vivienda no se encuentra ubicada en zona de riesgo. - La vivienda cuenta con los servicios públicos básicos. ESTAS CERTIFICACIONES DEBEN EXPEDIRSE PREVIAMENTE A LA COMPRA DE LA VIVIENDA. Se recomienda siempre tener copia del Certificado de la Oficina de Planeación o la dependencia que haga sus veces, y con base en éste, realizar la correspondiente visita para la expedición del certificado de existencia de vivienda.
6.3. Del proyecto y de la vivienda:
• Que el proyecto cumpla con lo estipulado en las resoluciones 996 y 1262 de 2004 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, especialmente en lo relativo a los servicios públicos y obras de urbanismo.
• Que la existencia y condiciones mínimas de vivienda, cumplan las condiciones descritas en los decretos 975 de 31 de marzo de 2004 y 1262 del 27 octubre de 2004.
• Que el sistema constructivo sea de carácter permanente.
• Plano urbano (si no existe nomenclatura) en físico tamaño carta.
• Conexión de Servicios Públicos Básicos definitivos, con medidores y contadores instalados, en aquellos casos en los que no se encuentra instalados los medidores o contadores definitivos, puede presentar:
• Recibo de Pago de derechos de instalación definitiva de servicios públicos.
• Constancia escrita por la entidad prestadora de los servicios públicos correspondientes en la que certifique que el constructor ya ha cumplido con todos los requerimientos y requisitos necesarios para conexión definitiva del servicio público respectivo y que los derechos de instalación de dichos medidores ya han sido cancelados.
El Certificado de Existencia de Vivienda es un requisito más dentro del trámite y listado de documentos requeridos para el pago final al oferente. Por lo tanto la visita y el correspondiente certificado deberán expedirse previo al envío por parte de la Dirección del paquete de documentos al nivel central de -CCF-.
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Decreto 975 de 2004 Decreto 1526 de 2005 Resoluciones 610 y 966 de 2004.
8. REALIZACIÓN DE LAS VISITAS
Gráfico 4. Proceso asignación del profesional que realiza la visita.
Labor del profesional que realiza la Visita ACTIVIDADES DEL PROFESIONAL QUE REALIZA LAS VISITAS. Las labores del profesional que realiza las visitas serán las siguientes:
1. Verificar y estudiar la documentación del proyecto, aún para los proyectos en ciudades de categoria especial, 1 y 2; donde la licencia surte la elegibilidad, como base para la emisión de su concepto favorable o no, previo a la emisión del Certificado de Existencia de Vivienda. Para este evento se tendrá en cuenta lo señalado en el artículo 17 del Decreto 975 de 2004.
2. Verificar la disponibilidad inmediata e incondicional de los servicios públicos domiciliarios y la existencia de las conexiones a las redes para cada vivienda, su adecuada instalación, funcionabilidad y existencia de medidores y contadores.
3. Verificar el estado y acabado de las obras de urbanismo de acuerdo con las condiciones tecnicas aceptadas al momento de la Declaratoria de Elegibilidad del proyecto.
4. Verificar que la vivienda haya sido construida cumpliendo las condiciones tecnicas aceptadas al momento de la Declaratoria de Elegibilidad del proyecto.
5. Medir y cuantificar el avance de cada solución de vivienda y de las obras de urbanismo faltantes, cuando las mismas no se encuentren terminadas e informarlo por escrito a -CCF- en el acta de visita.
6. Avisar de inmediato a -CCF-, cualquier anomalía que se presente durante su visita al proyecto.
7. Emitir concepto de su visita y expedir el Certificado de Existencia de Vivienda cuando el concepto fuere favorable o un informe negandolo cuando fuere desfavorable, indicando en todos los casos las razones por las cuales no se expide.
8. Entregar la documentación al Director de -CCF- una vez concluya su labor. Para la respectiva visita, el profesional encargado deberá hacer especial énfasis en la revisión de los siguientes aspectos:
9. En los casos de proyectos urbanísticos, se deberá verificar que el proyecto haya cumplido con todas las obras de urbanismo y características que se hayan ofrecido para obtener el certificado de elegibilidad. Para lo anterior se deberá coordinar con el oferente la revisión de los documentos presentados ante FINDETER para la Elegibilidad (Formatos, Formularios de Inscripción Registro de Oferta y los Anexos 1 a 3), las especificaciones técnicas y los planos arquitectónicos, sin perjuicio de los demás documentos que el profesional designado para la visita, considere indispensables para emitir su concepto.
10. Se deberá constatar con especial cuidado la dirección del inmueble, e indicar en un plano urbanístico (o en un esquema urbano con las vías) la ubicación exacta de la vivienda visitada. Cuando se trate de urbanizaciones, indicar la etapa y viviendas visitadas.
11. Es importante anotar en el cuadro de observaciones las diferencias y constancias que el evaluador considere necesarias anotar, respecto del estado de la vivienda. Ej.: problemas con los acabados, áreas construidas, cubiertas, estructura, instalaciones hidrosanitarias y/o eléctricas, falta de obras de urbanismo, etc.
12. Se deberán tomar varias fotografías (mínimo 4) por vivienda, en las cuales se detallen las fachadas, anterior y posterior; y dos del interior de la vivienda.
13. Durante la visita, se deberá diligenciar el modelo anexo ACTA DE VISITA DE EXISTENCIA, con las características de la vivienda, la cual preferiblemente debe ser firmada por el representante del oferente que atendió la visita y el beneficiario del subsidio, en caso de que este se encuentre habitando la vivienda.
14. Como resultado de la(s) visita(s) se entregará un informe de visita, el cual debe estar acompañado por los formatos de CERTIFICADO DE EXISTENCIA DE CADA VIVIENDA, los cuales deberán ser entregados al Director Departamental acompañados de los demás documentos y tramitado a través de éste ante la Sede Central.
En todos los casos de visita a CONJUNTOS DE VIVIENDA, PROYECTOS NUCLEADOS Y/O URBANIZACIONES, o cuando se trate de un número de viviendas individuales, las visitas serán realizadas por profesionales designados por -CCF- en la forma señalada en el Capítulo 2, sin embargo cuando la División de Hábitat e Infraestructura lo considere pertinente, las visitas podrán ser delegadas en trabajadores de -CCF-. La División de Hábitat e Infraestructura establecerá con las Departamentales un cronograma para la realización de las visitas. Para lo anterior cada departamental informará semanalmente al nivel central sobre los proyectos que hayan solicitado las visitas con el fin de organizar la logística requerida para su realización.
9. COSTO DE LAS VISITAS Y DEL CERTIFICADO
9.1. Tarifas para los Oferentes
El cobro de las visitas y de la expedición del Certificado de Existencia de Vivienda será asumido por los oferentes y en los casos de postulación individual, por el propio beneficiario, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 31 de la Resolución 966 de 2004 y serán cobrados conforme a las tarifas aprobadas. Antes de solicitar la visita cada oferente debe asegurarse que la vivienda cumple con las condiciones indicadas en las resoluciones 966 y 1262 del 2004, si por alguna razón la vivienda no cumple, el profesional certificará tal condición y el oferente deberá cancelar el nuevo valor de la correspondiente segunda visita.
9.2. Tarifas para los Oferentes que tramiten Subsidios asignados por FOVIS -CCF-.
El costo de las visitas y de la expedición del Certificado de Existencia de Vivienda –para los proyectos en los que se asignen subsidios otorgados por el FOVIS de -CCF- se liquidarán con base en la tabla 1, pero con un descuento del 7% sobre la tarifa aplicable a cada caso.
9.3. Tarifas para proyectos especiales y trámites de certificaciones.
Las tarifas aplicables a proyectos especiales y otro tipo de trámites requeridos ante -CCF- serán cobrados conforme a las tarifas aprobadas.
9.4. Honorarios para los Profesionales
El costo de las visitas y de la expedición del Certificado de Existencia de Vivienda que -CCF- reconocerá a cada profesional que sea designado para este fin, será el siguiente:
10. EVALUACIÓN EXPOST Y AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO
10.1. Evaluación Expost
Las actividades de evaluación expost de las visitas realizadas y certificados de existencia de Vivienda emitidos por los profesionales designados serán realizadas por el DIRECTOR o por el PROMTOR DE VIVIENDA, previamente delegado, con base en un muestreo aleatorio simple que considere por lo menos el 5% de viviendas visitas. Estas visitas serán realizadas con posterioridad a la expedición del CEH por parte del profesional designado para ello y deben contemplar los aspectos básicos que se señalan en el Capítulo 4 de este instructivo. La administración de -CCF- no tolerará ninguna falla en este proceso y cualquier asomo de corrupción o incumplimiento de lo aquí dispuesto será sancionado drásticamente.
10.2. Auditorias de Control Interno
La Oficina de Control Interno realizará sin previo aviso y en cualquier momento las visitas de auditoria y control que considere pertinentes, para verificar el cumplimiento de las normas legales y del seguimiento del presente instructivo, así mismo podrá exigir la documentación que considere pertinente para realizar estas auditorias. Cuando se encuentren irregularidades por parte de la Oficina de Control Interno o las mismas sean informadas por el Profesional designado o por el Director Departamental, la oficina procederá de oficio a realizar las investigaciones que sean requeridas e instaurar los procesos disciplinarios o denuncias pertinentes.
11. Modelos de Certificaciones y Actas de Visita.
Los siguientes son los modelos propuestos para las actas de visita y para los certificados de existencia de las viviendas. Están diseñados para poder controlar la realización efectiva de las viviendas y poder llevar un control y estadística del proceso.
Gráfico 5. Modelo de Certificado de Existencia de Vivienda.
Gráfico 6. Parte A, del Modelo de Acta de Visita de Existencia.
Gráfico 7. Parte B, del Modelo de Acta de Visita de Existencia.
Documento preparado por Luis Alberto Vargas Ballén, consultor en Vivienda de Interés Social.