Propuesta de Estructura de Gerencia de Proyectos de Vivienda Prioritaria y Social para la Reconstrucción de Municipios afectados por la Ola Invernal.
Presentamos un esquema de gerencia de proyectos de vivienda para garantizar el éxito de los proyectos de vivienda para hogares afectados por la Ola Invernal. Este esquema ha sido preparado para el Fondo Adaptación entidad del Gobierno Nacional encargada de esta reconstrucción. Las ideas, esquemas de gestión, detalle de las actividades y propuestas son propiedad intelectual de quien escribe este blog.
FUNCIONES
DE LAS PARTES
Las partes son:
El Fondo Adaptación, y el Gerente Zonal designado
por éste,
La Gerencia de Proyectos,
El Municipio,
El Fideicomitente Constructor,
El Interventor, que será contratado o designado
por el Fondo Adaptación.
La Gerencia Social del Proyecto,
Todos, más el representante de la fiduciaria (que
actúa con voz y sin voto) conformarán el Comité Fiduciario.
Descripción
del Proyecto.
El proyecto de vivienda de
interés prioritario que el Municipio de ABC espera que el FIDEICOMITENTE
CONSTRUCTOR desarrolle, estará conformado por un total de Cantidad (XXX) unidades
de vivienda, distribuidas en agrupaciones según lo considere el Oferente, en
todo caso se deben construir y entregar Cantidad (YYY) de Apartamentos Tipo
1 de 50,00 m2 de área construida mínima; Cantidad de (ZZZ) Casas Tipo 1
unifamiliares de 48,00 m2 de área construida mínima, y Cantidad (WWW) Casas Tipo
2 esquineras unifamiliares de 65,00 m2 de área construida mínima; empleando los
materiales y especificaciones técnicas establecidas en el pliego de
condiciones.
La ejecución del proyecto
incluye la construcción de las obras de urbanismo primarias y secundarias
internas; la ejecución de las redes primarias y secundarias correspondientes a
los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado pluvial y
sanitario, energía, gas natural y telecomunicaciones, incluyendo la conexión a
los mismos en todas y cada una de las viviendas; los equipamientos de uso
comunitario y de uso privado de la copropiedad, construidos con las exigencias
que establezca la norma y las licencias de urbanismo y construcción.
Las obras de urbanismo
externas correspondientes a las Redes Matriz o Principales de los servicios
públicos domiciliarios de ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO PLUVIAL Y DE AGUAS
RESIDUALES, ENERGIA, ALUMBRADO PÚBLICO, GAS NATURAL Y TELEFONIA BASICA LOCAL
CONMUTADA, le corresponderán al Fideicomitente Constructor a través de las
Empresas de Servicios Públicos correspondientes, desde la gestión de trámite de
disponibilidades, aprobación de planos y ejecución de las mismas y entregar las
disponibilidades de dichos servicios.
Así mismo le corresponderá
ejecutar la obra de construcción de la calzada completa de la Calle XX desde su
inicio en la Cra YY, hasta el final del lote, esta vía se ejecutará con los
parámetros establecidos por INVIAS para este tipo de vía y los andenes y
cerramientos perimetrales del lote del proyecto.
Objeto
y Finalidad del Patrimonio Autónomo:
1)
Recibir a título de Fiducia Mercantil el inmueble
en el que se desarrollará el proyecto de Vivienda de Interés Prioritaria
denominado XYZ, lote de terreno del MUNICIPIO de ABC, ubicado en la Calle XX # YY–ZZ, Cédula
Catastral: 01010101010101 (mayor extensión), con Matrícula Inmobiliaria No.
NN-MMMMMM, Sector de OOOO Barrio PPPPP, perímetro urbano de la ciudad de ABC.
2)
Vincular como Fideicomitente Constructor a la Persona Natural o
Jurídica, o figura asociativa UT o consorcio seleccionada por el Gerente Zonal
(Fondo Adaptación) para este Fin, mediante el presente proceso de licitación
pública.
3)
Permitir al Fideicomitente Constructor la
realización de las preventas del proyecto, para lo cual éste, suscribirá un
contrato de Encargo Fiduciario con dicho objeto.
4)
Coadyuvar en el proceso de obtención de los
permisos, disponibilidades de servicios públicos y licencias de urbanismo y
construcción que se requieran para el desarrollo del proyecto.
5)
Recibir los recursos aportados por el Fondo
Adaptación y/o los recursos monetarios que se vinculen al PROYECTO,
provenientes del ahorro programado, cesantías y recursos propios aportados por
los beneficiarios, además de los subsidios familiares de vivienda en
cumplimiento de los compromisos establecidos en las promesas de compraventa
suscritas por parte de los beneficiarios del proyecto con la Fiduciaria seleccionada
como vocera del Patrimonio Autónomo.
6)
Recibir una vez se realicen las ventas los
recursos entregados por los compradores (beneficiarios) del proyecto
procedentes de sus cuotas iniciales (ahorros), créditos y las otras fuentes de
financiación del Fideicomitente Constructor.
7)
Realizar los giros y/o desembolsos relacionados
directamente y en forma exclusiva con la construcción total del proyecto,
incluyendo los estudios y diseños, honorarios de gerencia, promoción y ventas;
a solicitud del Fideicomitente Constructor previa autorización del acta de
avance de obra dada por el Interventor del proyecto.
8)
Las promesas de compraventa con cada uno de los
beneficiarios vinculados al Proyecto de Vivienda de Interés Prioritario serán
suscritas por el Fideicomitente Constructor, previa autorización impartida por
el Comité Fiduciario.
9)
Escriturar las unidades de vivienda a los
beneficiarios del proyecto y las unidades inmobiliarias resultantes afectas al
proyecto como locales comerciales y demás que surjan del mismo. Las escrituras serán suscritas al
Fideicomitente Constructor en su Calidad de Constructor, por la Sociedad Fiduciaria
en su calidad de vocera y representante del Patrimonio Autónomo, y por el
Municipio de ABC en su calidad de Fideicomitente Aportante.
10)
Exigir al constructor las pólizas de cumplimiento,
anticipo, de todo riesgo contratista y de calidad y estabilidad de las obras
requeridas para garantizar el proyecto.
11)
Acompañar al Fideicomitente Constructor el trámite
de devolución del IVA por la
Adquisición de Materiales de Construcción para Vivienda de
Interés Prioritaria.
12)
Presentar al Gerente del Proyecto, al
Fideicomitente Constructor y al Municipio de ABC - Departamento DEF el Manual Operativo que regirá el Desarrollo
del Fideicomiso.
OBLIGACIONES
DE LA FIDUCIARIA:
Obligaciones
de carácter general.
·
Cumplir el objeto del contrato de fiducia
mercantil, ejecutándolo de acuerdo con lo establecido en el pliego de
condiciones y dentro del plazo establecido.
·
Acreditar, en las oportunidades que así se
requiera, de conformidad con lo establecido en las normas, que se encuentra al
día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social
Integral.
·
Atender el pago de los tributos que se causen o
llegaren a causarse por la celebración, ejecución y liquidación del contrato.
·
No obstante lo anterior la Sociedad Fiduciaria
debe tener en cuenta que el Honorable Concejo Municipal de ABC expidió el Acuerdo Nº 000 (mes día de año) “POR
MEDIO DEL CUAL SE CREA EL SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL
MUNICIPAL, EL COMITÉ MUNICIPAL DE VIVIENDA, SE OTORGAN FACULTADES AL ALCALDE
DEL MUNICIPIO DE ABC, DEPARTAMENTO DEF , Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES”.
·
Cumplir a cabalidad con las obligaciones propias e
inherentes al contrato en las condiciones, modos y plazos determinados.
·
Acatar las instrucciones, que durante el
desarrollo del contrato, se impartan por parte del Gerente del Proyecto y el
Fideicomitente Constructor y las decisiones adoptadas por el Comité Fiduciario,
las cuales deben ser acordes y estar enmarcadas en lo establecido a la firma
del contrato de fiducia mercantil.
·
Contar con una plataforma tecnológica (Hardware,
Software, comunicaciones) con un grado de automatización que le permita
asegurar la disponibilidad de la información sobre el desarrollo del objeto del
contrato objeto de la presente licitación pública.
·
Contar con oficina u oficinas debidamente
equipadas (sistemas de comunicaciones, logística, personal y demás requeridas)
para atención del cliente y gestión del contrato, entre otros). Esta oficina puede corresponder a la Oficina Principal
de la Sociedad
Fiduciaria en la
Ciudad de ABC o (LAS MAS CERCANA).
·
La Fiduciaria podrá reservarse
el derecho o la potestad legal de oponerse al ingreso de Fideicomitentes, Inversionistas,
cesionarios de beneficios, acreedores, o cualquier otra denominación similar,
cuando por razones del estudio, verificación y análisis a que está obligada en
cumplimiento de la
Circular Externa 046 de 2008 de la Superintendencia
Financiera , se demostrase que no es viable legalmente aceptar
dichas vinculaciones y que la procedencia y origen lícito de los recursos que
hagan parte del fideicomiso no cumplen con los parámetros de la citada
circular. De lo anterior deberá
notificar al Gerente del Proyecto y al Municipio de ABC con la suficiente
oportunidad para que éste pueda tomar las medidas necesarias.
·
La Fiduciaria podrá reservarse
el derecho o la potestad legal de aceptar la transferencia del inmueble[1],
de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 046 de 2008 de la Superintendencia
Financiera , numeral 5.2.
“la sociedad fiduciaria al momento de decidir si compromete o no su
responsabilidad, así como el alcance del negocio fiduciario a celebrar, debe
aplicar sus procedimientos de control interno para determinar si está en
capacidad de evaluar, valorar y verificar aspectos tales como:
*
Que los terrenos en los cuales se va desarrollar
el proyecto se hayan adquirido o hayan sido aportados de manera definitiva y
con el lleno de las formalidades que la ley exige para este tipo de
negociaciones.
*
Que la tradición del inmueble no presente
problemas de carácter legal que puedan obstaculizar o impedir el traspaso de la
propiedad de las unidades inmobiliarias resultantes a los futuros adquirentes.
*
Que los terrenos en los cuales se va desarrollar
el proyecto no se encuentran en zonas de alto riesgo o riesgo medio no
mitigable.
Obligaciones
Especiales de la Fiduciaria :
1)
Cumplir con las condiciones técnicas, jurídicas,
económicas, financieras, comerciales y especificaciones técnicas exigidas en
los términos de referencia y consignadas en la propuesta.
2)
Recibir a título de Fiducia Mercantil el inmueble
en el que se desarrollará el proyecto.
3)
Vincular Como Fideicomitente Constructor a la
persona Natural o Jurídica previamente seleccionada por el Gerente Zonal (Fondo
Adaptación) para tal fin y una vez que este haya aportado los documentos y
aprobadas las evaluaciones realizadas por la Fiduciaria en
cumplimiento de las normas y políticas relacionadas con el SARAFT.
4)
Recibir del Fondo Adaptación los recursos propios
y/o provenientes de créditos con destino al proceso de construcción de las
unidades inmobiliarias.
5)
Administrar los recursos dinerarios que reciba:
a)
El Fondo Adaptación (Gerencia Zonal),
b)
De los COMPRADORES (BENEFICIARIOS) DEL PROYECTO
por los aportes que hagan con recursos propios desde el momento de las
separaciones de las unidades inmobiliarias, que corresponden básicamente al
valor de las separaciones y las preventas que pueden realizar con recursos
propios y ahorro programado en cualquiera de sus modalidades, una vez suscritas
las condiciones del Encargo Fiduciario de Preventas.
c)
De los créditos que contrate el FIDEICOMISO con el
FINANCIADOR o los FINANCIADORES
d)
De los desembolsos de los créditos individuales
que a los COMPRADORES (BENEFICIARIOS) DEL PROYECTO les otorgue el FINANCIADOR
DE LARGO PLAZO.
e)
De los que a título de aportes hagan LOS
FIDEICOMITENTES.
6)
Entregar a título de comodato precario al
Fideicomitente Constructor los bienes inmuebles fideicomitidos para el
desarrollo del Proyecto.
7)
Recibir de los adquirentes de las unidades
inmobiliarias del proyecto los recursos monetarios provenientes del ahorro
programado, cesantías, recursos propios, subsidios de Vivienda de Interés
Prioritaria otorgados por las Cajas de Compensación y/o el Fondo Nacional de
Vivienda - Fonvivienda y créditos en cumplimiento de los compromisos
establecidos en las promesas de compraventa suscritas con la Fiduciaria seleccionada
como vocera del Patrimonio Autónomo.
8)
Recibir los recursos entregados por inversionistas
y/o créditos y/u otras fuentes de financiación del Fideicomitente Constructor.
9)
Dentro de los quince (15) días calendario
siguientes a la firma del contrato, previa concertación acerca de los
lineamientos generales, presentar, para la aprobación por parte de la Secretaría de
Planeación del Municipio de ABC - Departamento
de DEF, el manual operativo en medio físico y magnético.
10)
Citar el primer Comité Fiduciario y presentar a
este el reglamento operativo del Fideicomiso para su aprobación.
11)
Mantener los recursos transferidos objeto del
contrato en inversiones a la vista y disponer de una cuenta de recaudo para el
proyecto, de manera que exista la liquidez suficiente para atender los pagos de
las obligaciones derivadas del contrato de Fiducia Mercantil que surja de este
proceso. No obstante queda claro que es
obligación del Fideicomitente Constructor garantizar que el flujo de caja del
proyecto sea apropiado, suficiente y garantice las obligaciones y compromisos
que demande la construcción y ejecución del proyecto.
12)
Disponer de la capacidad operativa y técnica
requeridas para la administración y ejecución del contrato que se pretende
realizar, de acuerdo con las obligaciones pactadas.
13)
Designar un delegado que haga parte del Comité
Fiduciario.
14)
Hacer parte del Comité Fiduciario, con voz pero
sin voto, y ejercer la
Secretaría del mismo.
15)
Salvaguardar los activos fideicomitidos para su
administración, en orden a asegurar su protección contra actos de
terceros. Se entiende que la fiduciaria
deberá encargarse de todos los trámites necesarios para salvaguardar los
activos del fideicomiso, no obstante al hacer entrega del lote a título de
comodato precario al Fideicomitente Constructor para el desarrollo del
proyecto, el fideicomitente se obliga a informar oportunamente a la Fiduciaria cualquier
acto de terceros, acción judicial o trámite administrativo de que tenga
conocimiento que puedan afectar los derechos y activos del fideicomiso. De igual forma el Fideicomitente Constructor
deberá impedir cualquier tipo de usurpación y perturbación que se ocasiones por
su culpa o de tercetos a los bienes que conforman en el Patrimonio Autónomo,
siendo de su cargo la indemnización de los perjuicios a que haya lugar frente
al fideicomiso o a terceros afectados. La Fiduciaria no tendrá
responsabilidad alguna por la gestión de los fideicomitentes en razón de la
tenencia y uso que ejerzan sobre los bienes fideicomitidos.
16)
Realizar los pagos de acuerdo con lo establecido
el manual operativo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
recepción de la documentación requerida para tal efecto.
17)
Atender el servicio de la deuda adquirida por el
FIDEICOMISO con el FINANCIADOR o los FINANCIADORES, con los recursos del
presente PATRIMONIO AUTÓNOMO, si los hubiere, en las condiciones que se
acordaren con el respectivo FINANCIADOR o FINANCIADORES. Bajo el entendió que el obligado a responder
en primera instancia es el Fideicomitente Constructor, dado que es el obligado
a desarrollar el Proyecto y en segunda instancia la Fiduciaria en la medida
que debe llevar un adecuado y estricto control del servicio de la deuda.
18)
Exigir los documentos soportes para realizar los
pagos de conformidad con el manual operativo.
19)
Liquidar, declarar y pagar de acuerdo con las
normas legales vigentes, los impuestos y demás deducciones a que haya lugar,
derivados de los pagos de beneficios y utilidades al Fideicomitente Constructor
por el desarrollo del proyecto. En todo
caso el Fideicomitente Constructor será el responsable de liquidar, declarar y
pagar de acuerdo con las normas legales vigentes, los impuestos y demás
deducciones a que haya lugar ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales
– DIAN - y demás organismos competentes, por concepto de todos los costos
directos o indirectos que se originen o se efectúen en desarrollo del proyecto,
incluidos los costos de comercialización y de construcción, en ellos, a título
de ejemplo, los pagos de las compras de materiales de construcción, servicios
profesionales relacionados con la preparación y ejecución del proyecto,
peritos, publicidad, promoción, seguros, etc., si a ello hubiere lugar,
debiendo la Fiduciaria
desembolsar sólo valores netos.
20)
La fiduciaria llevará la contabilidad del
fideicomiso en forma separada e independiente de la propia entidad fiduciaria y
de la contabilidad de otros negocios que administre y el Fideicomitente
Constructor llevará la contabilidad de costos del proyecto y la reportará a la Fiduciaria en forma
mensual.
21)
Participar en las reuniones que determine el Gerente
del Proyecto y dejar constancia de lo ocurrido en las respectivas actas. Igualmente, deberá presentar los informes que
le sean requeridos para cada una de ellas.
22)
Permitir y facilitar la práctica de auditorías que
en cualquier momento se soliciten por parte de la Entidad Contratante
o por cualquier entidad de inspección vigilancia y control del Estado.
23)
Escriturar las unidades resultantes del proyecto
constructivo a los compradores. Para el
efecto, el costo que le corresponde al promitente vendedor por la escrituración
de las unidades se realizará con cargo a los recursos del Patrimonio Autónomo;
si ello no fuere posible, los asumirá el Fideicomitente Constructor.
24)
Cumplir las demás obligaciones que se establezcan
en estos términos de referencia, en el respectivo contrato y en el manual
operativo.
25)
Rendir los informes con la periodicidad y en los
términos que se establezcan en el manual operativo.
26)
Constituir las pólizas de acuerdo con las
exigencias de estos términos de referencia.
27)
Elaborar el manual operativo de acuerdo con los
parámetros que le señale el comité fiduciario.
Este manual contendrá, como mínimo, el procedimiento para la realización
de pagos, las reglas de la contratación y del manejo de los recursos.
28)
Acompañar al Fideicomitente Constructor en proceso
de devolución del IVA Social.
29)
Las demás que le correspondan de acuerdo con la
naturaleza del contrato
OBLIGACIONES
DEL MUNICIPIO.
Son obligaciones las siguientes:
1)
Transferir a Título de Fiducia Mercantil los
inmuebles en los que se realizará el Proyecto.
2)
Garantizar que las disposiciones que establece el
Acuerdo 000 de AÑO del Honorable Concejo Municipal de ABC, se cumplan en
beneficio del proyecto y del Fideicomitente Constructor, especialmente lo
referido a impuestos, tasas, contribuciones y trámites ante las entidades o
despachos municipales.
3)
Participar con voz y con voto en el comité
Fiduciario del Fideicomiso.
4)
Garantizar el acceso al predio donde se desarrollará
el proyecto de vivienda, gestionando las servidumbres, pasos y accesos que sean
requeridos por el Fideicomitente Constructor para desarrollar el proyecto.
5)
El Municipio de ABC ejecutará con cargo a su
presupuesto, las obras de urbanismo
externas correspondientes a las Redes Matriz o Principales de los servicios
públicos domiciliarios de ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO DE AGUAS LLUVIAS Y
ALCANTARILLADO SANITARIO, ALUMBRADO PÚBLICO, corresponderá al Municipio de ABC
a través de su Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, ejecutarlas y
entregar las disponibilidades de dichos servicios.
OBLIGACIONES
DEL GERENTE DEL PROYECTO.
1)
Participar con voz y con voto en el comité
Fiduciario del Fideicomiso.
2)
Coordinar la realización de todos los procesos de
contratación del Fideicomitente Constructor, el Interventor y el Gerente
Social.
3)
Coordinar el proceso de selección de la mejor
alternativa de ubicación del predio donde se desarrollarán los proyectos de
vivienda.
4)
Designar el Supervisor o Interventor del contrato
para los aspectos técnicos, derivados de las actividades y operaciones
contempladas en las obligaciones del contratista.
5)
Realizar las observaciones pertinentes al
desempeño y cumplimiento de las obligaciones del Fideicomitente Constructor con
ocasión del desarrollo del contrato.
6)
Formular las sugerencias por escrito sobre los
asuntos que estime convenientes en el desarrollo del contrato.
7)
Entregar los listados y los documentos de los
beneficiarios del proyecto debidamente soportado y documentado al Fideicomitente
Constructor, adicionando la Resolución Administrativa de otorgamiento del
Subsidio de Vivienda. Notificar el
nombre y apellidos y datos de contacto de los Hogares Beneficiarios del
Proyecto de Vivienda ABC.
8)
Ejercer la supervisión general del contrato.
DETALLE
DE LAS FUNCIONES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.
DISEÑAR LA ESTRUCTURA OPERATIVA y DE
CONTRATACION PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS: Una vez definido el mejor esquema operativo para
desarrollar cada uno de los proyectos que contempla la contratación de todas
las actividades y componentes de los proyectos mediante Licitaciones Públicas
para seleccionar al Fideicomitente Constructor, al Interventor y contratar la
Sociedad Fiduciaria, se debe asesorar y acompañar al Municipio ABC en la celebración
de los negocios que permitan desarrollar el proyecto, como lo son los Convenios
con las Cajas de Compensación Familiar, el Fondo Nacional de Ahorro, entre
otros.
CONTRATO
DE FIDUCIA
Este es el primer contrato
que debe celebrarse ya que de él se desprenden todos los demás y le evitan al
Fondo Adaptación (Gerencia Zonal) y al Municipio de ABC un mayor desgaste administrativo. La Gerencia del Proyecto realiza la
Elaboración de los Estudios Previos, TdR, Pliegos y Anexos, así como el modelo
de contrato para la Selección de la Sociedad Fiduciaria que tendrá a su cargo
la Administración del Patrimonio Autónomo. Contratación Directa por Ley 388
de 1997.
ASESORIA PARA LA CONTRATACION DE LA EJECUCIÓN DEL
PROYECTO /
CONTRATOS DERIVADOS
COMPRA
Y/O SELECCIÓN DEL LOTE, Elaboración de los Estudios Previos,
TdR, Convocatoria pública de presentación de ofertas y/o realización del
estudio de la mejor alternativa de ubicación del predio.
FIDEICOMITENTE
CONSTRUCTOR, Elaboración de los Estudios Previos, TdR,
Pre pliegos, Pliegos y Anexos, así como el modelo de contrato para la Selección
del Fideicomitente Constructor que tendrá a su cargo las diferentes actividades
que conforman las obras requeridas para construir el Proyecto de Vivienda, el
alcance de este contrato termina con la entrega de las obras.
Estas actividades incluyen
el diseño, confección y la entrega de los siguientes documentos necesarios para
los procesos licitatorios:
1.
Estudios
previos
2.
Avisos
de convocatoria
3.
Proyectos
de pliego de condiciones
4.
Anexos a
los pliegos de condiciones
a.
Acuerdo
municipal
b.
Planos
c.
Escritura
pública y certificado de tradición del predio
d.
Avaluó
comercial
e.
Levantamiento
topográfico
f.
Estudio
suelos
g.
Estudios
y diseños adelantados por el Municipio
h.
Presupuestos
estimados
i.
Anexos
financieros y de calificación
j.
Norma
urbanística
5.
Respuesta
a las observaciones presentadas
6.
Resolución
de apertura
7.
Pliegos
definitivos
8.
Anexos
pliegos de condiciones
9.
Respuesta
a las observaciones presentadas
10.
Adendas
11.
Respuesta
a la observaciones presentadas
12.
Acta de
visita habilitante
13.
Informe
de evaluación habilitante y de criterios de calificación
14.
Resolución
de adjudicación
15.
Contratos
Contratación mediante
Licitación Pública por Ley 1150 de 2007.
Gráfico 2. Ciclo de Vida del Proyecto
de Vivienda.
Nota: Para garantizar que el proyecto
estructurado llegue a su fin de manera exitosa, el Gerente de Proyectos
acompañará a la Gerencia Zonal y al Municipio de ABC en todos los procesos del
ciclo de vida del proyecto; para lo cual debe ser delegado al Comité Fiduciario
del Patrimonio Autónomo.
DE
INTERVENTORIA Y SUPERVISION, Diseño de los TdR y alcance del contrato de interventoría y supervisión técnica,
ambiental y administrativa del contrato relacionado con las obras que conforman
el Proyecto de Vivienda a las condiciones del Contrato de Fiducia Mercantil que
será el contrato matriz a través del cual se ejecutará el proyecto.
FUNCIONES ADICIONALES EN
CUANTO A GESTIÓN SOCIAL
Para
el desarrollo de esta propuesta se plantea la ASESORIA y COORDINACION de la
Gerencia de Proyectos, en las siguientes
actividades:
1)
ASESORIA PARA LA COORDINACION DE LA ATENCIÓN Y
ORIENTACIÓN DE LAS POSTULACIONES:
Se
propone coordinar todo el proceso de atención de los hogares, atención y
organización de las convocatorias, orientación y definición del manejo
socio-económico de los hogares que se postulen al proyecto y sus beneficiarios,
para lograr que LOS hogares CENSADOS en el del Municipio de ABC accedan al
proyecto en condiciones adecuadas a su estatus socioeconómico.
La estrategia de atención a la
comunidad se enmarca dentro del siguiente Ciclo de Vida del Proyecto desde el
punto de vista de la Participación de los Hogares en el proceso de postulación
al subsidio familiar de vivienda, la consecución de los recursos
complementarios hasta la legalización y recibo de las viviendas.
Este proceso inicia con la atención directa a los hogares preinscritos y
censados, luego viene la validación de la información suministrada por los
hogares; la verificación en las bases de datos del DANE, Ministerio de Vivienda,
Ciudad y Territorio, el SISBEN, CIFIN (estos cruces están sujetos y se realizan
en coordinación con las entidades financieras); la recepción de los documentos
soportes para la postulación; la entrega de la información sobre su estado de
cumplimiento de requisitos a los hogares y la asesoría para que puedan
postularse; además del acompañamiento y coordinación en las postulaciones ante
las Cajas de Compensación Familiar; el trámite de las certificaciones de los
ahorros y en el acompañamiento para el trámite de los créditos hipotecarios y
finaliza con la orientación para la entrega a la Caja de Compensación Familiar
para sus trámites de aprobación y vinculación al proyecto mediante firma de
encargos fiduciarios de preventas y promesas de compra venta, las carpetas y un
listado de hogares que cumplen los requisitos legales nacionales y municipales
y que cuentan con los recursos para acceder a la vivienda se entregan al Fideicomitente
Constructor para que se continúen los trámites.
Gráfico 1. Ciclo de Vida de la
Participación de los Hogares en el Proyecto.
El Gerente
del Proyecto acompañará a la Fondo Adaptación (Gerencia Zonal), al Comité
Municipal de Vivienda en todas sus fases de operación.
Para
esta actividad se requiere disponer de un Auditorio permanente para dictar las
charlas de capacitación a los hogares.
CONVOCATORIA Y ATENCIÓN
MASIVA DE LOS HOGARES
Proponemos diseñar y asesorar el proceso de coordinación para la
atención masiva de los hogares, convocatorias públicas, orientación y
definición del manejo socio-económico de las familias que se postulen al
proyecto y sus beneficiarios, para lograr que los hogares residentes en el
municipio accedan al proyecto en condiciones acordes con su estatus
socioeconómico.
Proponemos diseñar los instrumentos para la convocatoria, asesoramiento y motivación para el ahorro
programado, basados en la asesoría a través de las actuales organizaciones
sociales como juntas de acción comunal, madres cabeza de familia, hogares con
miembros adultos o discapacitados, de tal forma que el proceso de atención a la
comunidad derive en el cumplimiento de los requisitos legales de acceso a este
tipo de proyectos.
Proceso Mediático:
a)
Definir la estrategia publicitaria: entrega masiva
y personalizada de volantes, publicación en medios de comunicación, diseño y
entrega de formularios de inscripción personalmente en las oficinas del
proyecto.
b)
Reunión masiva de presentación y lanzamiento del
proyecto de vivienda.
El
trabajo del Gerente de Proyectos es garantizado y se basa en el acompañamiento
total al Municipio de ABC en todas las fases de operación del proyecto desde el
principio al fin con la entrega a los hogares de sus viviendas.
Proponemos
que la atención de los hogares debe ser abierta y transparente, de tal forma
que acudan la mayor cantidad de hogares, que luego de los cruces que deben
realizarse en las bases de datos y la alta mortandad en estos procesos,
permiten que queden un buen número de hogares con los cuales se puedan realizar
las gestiones que les permitan vincularse efectivamente al proyecto de
vivienda, se alcance el punto de equilibrio y se pueda ejecutar prontamente su
desarrollo.
Nota:
El MUNICIPIO DE ABC debe disponer de
una oficina de atención a los hogares, las asesoras de atención al público y
toda la logística y recursos físicos, humanos y financieros para desarrollar el
proyecto, como muebles, equipos de computo y elementos de oficina requeridos
para la atención de los hogares y la realización de todos los procesos,
incluyendo la papelería, impresiones, notificaciones, mensajería, personal de
atención al público y en general todos los requerimientos administrativos y
logísticos que sean requeridos.
2) ACOMPAÑAMIENTO Y ASISTENCIA A
REUNIONES: Implica el acompañamiento en todos los pasos, labor de
seguimiento, supervisión durante todas las fases del proyecto: pre y
contractual, inicio, ejecución y entrega de las obras, asistencia a comités
fiduciarios y otros.
La propuesta de asesoría que propone eVivienda,
ha sido desarrollada luego de ser probada en varios municipios del país,
aceptada por varias Sociedades Fiduciarias y especialmente atiende los requerimientos
normativos establecidos para los proyectos de vivienda de interés social por
parte del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
OBLIGACIONES
DEL FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR.
EL
FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR, tiene, la obligación de ejecutar directamente con
plena autonomía técnica y directiva y por su propia cuenta y riesgo, todo el
desarrollo técnico y constructivo del PROYECTO de VIVIENDA DE INTERÉS
PRIORITARIO, siempre que se encuentre efectivamente vendido, entregando los
inmuebles con el adelantamiento de todos los trámites pertinentes en cuanto a
permisos y licencias, la debida conexión de servicios públicos ante las
empresas respectivas; así mismo debe adelantar la gestión de gerencia,
promoción, comercialización y venta de las unidades inmobiliarias construidas
en desarrollo del PROYECTO.
Las
actividades por ejecutar a cargo del FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR consisten en:
·
Aportar los documentos requeridos por la Fiduciaria y suscribir
los documentos necesarios para perfeccionar su vinculación al Fideicomiso de
Administración Inmobiliaria que se derive de este proceso.
·
Suscribir en calidad de FIDEICOMITENTE el contrato
de ENCARGO FIDUCIARIO de administración para el manejo de las PREVENTAS del
PROYECTO. Se deberán suscribir contratos
de encargo fiduciario para la administración de los recursos provenientes de
las preventas, respecto de cada agrupación, con el constructor seleccionado
mediante licitación pública. Se
incluirá como punto de equilibrio para cada una de las agrupaciones un valor
equivalente al ochenta por ciento (80%) de las unidades inmobiliarias que
conforman cada agrupación representado en el número de cartas de instrucciones
suscritas por las personas interesadas en separar las unidades inmobiliarias en
el proyecto que realicen la correspondiente vinculación y hayan sido aprobadas
por el Municipio de ABC mediante la expedición de la resolución o el acto
administrativo de asignación del subsidio municipal de vivienda de que tratan
los literales b) y c) del Artículo 13 de la Resolución 610 del 25
de enero de 2004, modificado por el artículo 1° de la Resolución 136 del 1°
de febrero de 2005, ambas del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial, que dispone:
“b) Los subsidios municipales y
departamentales en dinero deberán respaldarse con la presentación de la
respectiva partida presupuestal y el compromiso de asignación del subsidio a
cada beneficiario que resulte favorecido con la asignación del subsidio Familiar
de Vivienda, indicando el monto a otorgar a cada uno, mediante Acto
Administrativo del correspondiente Alcalde o Gobernador. c) Los subsidios municipales en especie
deberán también ser asignados a cada hogar beneficiario mediante Acto
Administrativo del Alcalde, Gobernador o de la autoridad municipal o
departamental respectiva, indicando el monto del subsidio a otorgar a cada
hogar.”
·
Proporcionar con cargo a sus propios recursos
económicos (recursos propios y/o créditos) los dineros requeridos para financiar
la ejecución de las obras de construcción del proyecto de vivienda, y
aportarlos de la forma establecida en el pliego de condiciones.
·
Adelantar la gestión de gerencia, promoción,
comercialización y venta de las unidades inmobiliarias construidas.
·
Llevar a cabo la planeación, dirección y
coordinación de todos los actos necesarios para la ejecución de las obras de
urbanismo conforme con los lineamientos adoptados por el Comité Fiduciario,
siendo claro que su ejecución será desarrollada directamente por el
FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR o contratada con terceros.
- Realizar los diseños,
obtener los permisos y licencias, y realizar la construcción de la
totalidad de las obras de urbanismo internas, como son las obras de
adecuación del terreno, las redes principales y secundarias de servicios
públicos domiciliarios de
ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO DE AGUAS LLUVIAS Y ALCANTARILLADO
SANITARIO, ALUMBRADO PÚBLICO, ENERGIA, GAS NATURAL Y TELEFONIA BASICA
LOCAL CONMUTADA y/o TELECOMUNICACIONES, el acceso desde la vía pública,
incluyendo la calzada de la Calle XX Carrera YY, las vías peatonales
internas, los andenes, sardineles, parqueaderos y el cerramiento de las
agrupaciones.
·
Realizar los diseños, obtener los permisos y
licencias, y realizar la construcción de las CANTIDAD DE VIVIENDAS (XXX) unidades de vivienda de interés
prioritario unifamiliares y/o multifamiliares en agrupaciones, incluyendo las
redes domiciliarias para conexión a los servicios públicos y los medidores y
contadores requeridos, hasta la entrega llave en mano a los hogares compradores
(Beneficiarios)[2]. Incluyendo las escrituras públicas
debidamente registradas a favor de cada uno de los hogares en la oficina de
registro de instrumentos públicos.
·
Realizar los diseños, obtener los permisos y
licencias, y construir las obras complementarias para uso de cada copropiedad,
correspondientes al Salón comunal, el local para el mini mercado de uso
exclusivo de los conjuntos, las oficinas de administración, cuarto de basuras,
tanque de agua potable, cuartos para plantas de energía y de central telefónica
y de citofonía, área de portería y recepción y zonas recreativas, deportivas
(placas de polideportivo), parques y juegos infantiles, senderos peatonales y
bicicleteros.
·
Todas las obras se ejecutarán con base en los
diseños propios que proponga el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR, previa aprobación
del Comité Fiduciario, cuya constitución y conformación será reglamentada en el
contrato de fiducia mercantil que se suscribirá en virtud de la adjudicación de
la licitación pública.
·
En todo caso los diseños propuestos serán
aprobados en última instancia por la Oficina Asesora de Planeación Municipal de ABC durante
el proceso de obtención de las Licencias de Urbanismo y Construcción que debe
tramitar el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR de acuerdo con la norma urbanística
establecida para el predio mediante la Norma XX de mes de AÑO o las normas que
la adicionen o modifiquen.
·
En cuanto a la viabilidad jurídica, técnica y
financiera, el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR debe tramitar el Certificado de
Elegibilidad que se tramitará ante FINDETER o la Entidad Financiera
seleccionada, conforme lo establece el Decreto Nacional 2190 de 2009.
·
El contrato será desarrollado con los recursos
técnicos y operativos señalados en este documento y los establecidos en la
propuesta.
·
Actuar como constructor de este PROYECTO, bajo las
reglas que se indican a continuación:
1)
Se entiende que el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR
seleccionado mediante el proceso licitatorio, tiene la obligación de ejecutar
con plena autonomía técnica y directiva y con cargo a sus propios recursos en
forma integral el proyecto de vivienda, desarrollando todos los aspectos
inherentes al mismo, tales como estudios, diseños, la ingeniería básica y de
detalle, compras, construcción, contratación de mano de obra y puesta en marcha
hasta entregar a plena satisfacción de los hogares beneficiarios las unidades
de vivienda y/o locales comerciales; al Municipio de ABC las Obras de Urbanismo
con sus correspondientes áreas de cesión; y a la copropiedad las áreas comunes
y equipamientos comunitarios.
2)
El FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR ejercerá la Administración
Provisional del PROYECTO en los términos de la Ley 675 de 2001.
3)
El FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR se obliga a recibir
a título de comodato precario los bienes inmuebles fideicomitidos, para el
desarrollo del PROYECTO.
4)
El FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR constituirá con una
compañía de seguros válidamente constituida en Colombia, autorizada por la Superintendencia
Financiera y a favor del PATRIMONIO AUTÓNOMO, una póliza de
seguros bajo las condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones.
5)
En el caso en el que no se logre el punto de
equilibrio se faculta al FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR para continuar con el
proceso de comercialización por un tiempo de cuatro (4) meses. Si concluido el plazo anterior no se obtiene
el punto de equilibrio, la fiduciaria como vocera del patrimonio autónomo
restituirá la porción de lote de terreno no desarrollado al fideicomitente
aportante, es decir al Municipio.
6)
Construir las unidades inmobiliarias, zonas
comunes y equipamientos comunitarios dentro del plazo necesario para cumplir
con las obligaciones de entrega adquiridas con los Beneficiarios (Compradores)
y de acuerdo con las especificaciones técnicas previamente acordadas con estos
y aprobadas en las respectivas licencias por la Oficina de Planeación
Municipal. El proyecto se desarrollará
por agrupaciones, cada una de las cuales será independiente de la otra. Las áreas construidas tanto a nivel de la
urbanización como en las unidades privadas, la disposición arquitectónica de
los espacios comunales, equipamientos comunales, sistema constructivo empleado,
especificaciones técnicas y cantidades de obra y en general todos los aspectos
relacionados con el nivel de detalle de la obra serán presentados por el
FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR a consideración y aprobación de la Oficina de
Planeación Municipal debidamente soportados con los precios y alcances, dando
cumplimiento al POT (PBOT – EOT) del Municipio.
7)
Tramitar y obtener las disponibilidades,
autorizaciones, aprobaciones, conexión y prestación de los servicios públicos
domiciliarios de acueducto, alcantarillado pluvial, alcantarillado sanitario,
energía, gas natural y telecomunicaciones.
8)
Dirigir la obra que comprende las funciones
directiva y administrativas de la construcción, dentro del contexto del
contrato con plena autonomía técnica y directiva.
9)
Cumplir con la totalidad de las obligaciones
legales derivadas de las relaciones laborales que tenga con sus propios
trabajadores.
10)
Comprar o arrendar en nombre propio, la totalidad
de los elementos, materiales y equipos necesarios para la construcción.
11)
Contratar en nombre propio, el personal que sea
necesario para la buena marcha de la obra y pagar los salarios y prestaciones
sociales de esos trabajadores.
12)
Los contratos laborales se celebrarán entre el
FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR y el personal que sea necesario. No existe ninguna relación laboral entre LA FIDUCIARIA y los
TRABAJADORES contratados por el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR ni de cualquiera de
estos con el MUNICIPIO DE ABC.
13)
Atender el almacenamiento adecuado y la
conservación de los materiales y herramientas de la obra, nombrando para tal
efecto, un almacenista y el personal auxiliar necesario. No existe ninguna relación laboral entre LA FIDUCIARIA y los
TRABAJADORES contratados por el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR ni de de estos con
el MUNICIPIO DE ABC.
14)
Mantener en todo momento la obra libre de
acumulación de desperdicios o de escombros y retirar al final de ella todos los
residuos, herramientas, andamios y sobrantes en general, dejando la obra
completamente aseada.
15)
Disponer en forma adecuada los materiales,
herramientas y demás elementos sobrantes de la construcción. Suministrar la lista de los elementos que
deben darse de baja por inservibles.
16)
Coordinar y explicar los planos y especificaciones
al personal técnico, operarios y contratantes o subcontratistas; y entregar
copias de los planos finales al MUNICIPIO DE ABC.
17)
Procurar con la mayor diligencia posible el
cumplimiento de los presupuestos y el adelantamiento de la obra para obtener el
mayor beneficio y eficiencia.
18)
Asistir a los Comités Fiduciarios e informar
mensualmente a la
FIDUCIARIA el valor de la inversión en las obras que se hayan
adelantado, con el fin de que LA
FIDUCIARIA tomando como base este valor actualice el valor
del FIDEICOMISO y lo presente al Comité Fiduciario.
19)
Llevar de manera clara ordenada y concertada con la FIDUCIARIA , los
soportes y documentos base de la contabilidad.
20)
Responder ante el FIDEICOMISO y/o los COMPRADORES
por los daños que se causen por el retardo injustificado de las obras o como
consecuencia de éstas.
21)
Contratar el personal que sea necesario para esta
gestión de promoción y venta. Los
contratos laborales se celebrarán entre el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR y el
personal que sea necesario. No existe
ninguna relación laboral entre LA
FIDUCIARIA y los TRABAJADORES contratados por el
FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR.
22)
El FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR suscribirá
directamente las promesas de compraventa de las unidades inmobiliarias que se
desarrollen en el PROYECTO y enviará copia de estas a la FIDUCIARIA. Los formatos de promesas de venta deben ser elaborados
por el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR, contar con la previa aprobación de la FIDUCIARIA.
23)
El FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR suscribirá, junto
con la FIDUCIARIA ,
las escrituras de compraventa de las unidades inmobiliarias que se desarrollen
en el PROYECTO para efectos de cumplir con las obligaciones que se deriven de
la construcción del PROYECTO.
24)
Asesorar a los compradores, en el trámite de su
crédito individual y adelantar el análisis de la capacidad financiera de los
compradores que adquieren las unidades inmobiliarias, actuando con la debida diligencia
y cuidado en esta labor; debiendo solicitar la correspondiente información a
CIFIN y/o Datacrédito, estudiar los estados financieros de los compradores y
revisar los ingresos por millón de cada uno de estos, sin perjuicio de otras
diligencias que el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR considere necesarias para este
fin.
25)
Hacer el seguimiento, control y gestión, respecto
del otorgamiento y desembolso de los créditos individuales de largo plazo que
otorguen las entidades pertinentes a los COMPRADORES.
26)
Llevar el control y hacer seguimiento a la cartera
de ventas, y gestionar su cobro extrajudicial y judicial, con cargo a los
recursos del FIDEICOMISO.
27)
Hacer el seguimiento de los desembolsos de
créditos de los FINANCIADORES y de las cuotas por pagar, y hacer la gestión
necesaria para que sean desembolsados oportunamente, según el presupuesto de
inversiones del PROYECTO.
28)
El FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR queda obligado a
adelantar todos los trámites relacionados con el desarrollo, registro y demás
actuaciones necesarias para que el PROYECTO cuente con el respectivo Reglamento
de Propiedad Horizontal.
29)
Garantizar al Patrimonio Autónomo y a los
compradores, la estabilidad de la obra, de acuerdo con las normas legales.
30)
Adelantar las reparaciones que los compradores de
los inmuebles resultantes del PROYECTO soliciten en el plazo no mayor a un año
después de entregadas las unidades, con cargo a los recursos del constructor;
para ordenar en debida forma y garantizar el Proceso de la Postventa.
31)
El FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR diseñará, elaborará
y entregará un Manual de Uso de las
Viviendas (uno para Apartamentos y otro para las Casas) a todos y cada uno
de los hogares beneficiarios del proyecto, el cual deberá exponer, explicar y
socializar en debida forma ante la comunidad a fin de establecer un mecanismo
ágil y expedito que permita la solución de las reclamaciones que presenten los
hogares por la calidad de las viviendas, que los oriente en el futuro
desarrollo progresivo de las viviendas y explique las garantías para los elementos,
equipos y dispositivos que las conforman.
32)
Realizar todas las gestiones y obtener todos los
permisos, licencias y autorizaciones necesarias para desarrollar el
PROYECTO. No será responsabilidad y
obligación de la FIDUCIARIA
suscribir como titular las licencias de urbanización, parcelación, subdivisión
y construcción y las demás que se requieran para desarrollar el PROYECTO, las
mismas serán solicitadas de manera directa por el FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR,
en virtud de lo previsto en el artículo 16 del Decreto 564 de 2006.
33)
El FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR se obliga a mantener
indemne a la Fiduciaria ,
al Patrimonio Autónomo y al Municipio de ABC frente a las reclamaciones
judiciales, administrativas y de cualquier otra naturaleza que sean presentadas
en contra de la Fiduciaria
directamente o como vocera del Patrimonio Autónomo, o del Municipio de ABC derivadas
de la promoción, comercialización, construcción, gerencia, ventas y demás
aspectos del Proyecto. Igualmente el
FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR se obliga a asumir todos los costos y gastos en que
deban incurrir la
Fiduciaria y/o el Municipio de ABC para atender las
reclamaciones presentadas en su contra.
OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR.
1)
ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS DEL CONTRATO DE OBRA. Además del estudio
técnico del proyecto, el Interventor analizará el contrato que vigilará, el
pliego de condiciones con sus anexos y cualquier otro documento oficial
concerniente al mismo.
2)
REVISIÓN DEL PROYECTO El Interventor deberá
revisar los planos del proyecto y sus obras complementarias, con el fin de
conceptuar sobre el mismo, o sobre las modificaciones requeridas. Asimismo,
avalará las zonas de depósito y las fuentes de materiales, de acuerdo con los
resultados de los estudios y ensayos de laboratorio necesarios, y conceptuará
sobre obras necesarias no contempladas en las cantidades de obra inicialmente
contratadas. El informe correspondiente
deberá entregarlo al GERENTE DEL PROYECTO dentro del mes siguiente a la fecha
de iniciación de los trabajos. El Interventor podrá efectuar las modificaciones
en el diseño que estime convenientes para minimizar costos o eludir problemas
de predios, sin embargo, éstas deberán someterse a la aprobación previa del GERENTE
DEL PROYECTO, y será responsabilidad de la interventoría el oportuno suministro
al contratista de los nuevos diseños, así como dar solución a los diferentes
problemas que se presenten en la obra, tales como fuentes de materiales,
predios, etc. Antes de efectuar cualquier modificación en el proyecto deberá
hacerse un balance económico del contrato, y si las variaciones superan el
valor contractual se requerirá la aprobación de las mismas por parte del GERENTE
DEL PROYECTO. Será obligación de la Interventoría , poner en conocimiento del GERENTE
DEL PROYECTO, con la debida anticipación, la necesidad de prórroga o el
vencimiento del contrato de obra. En cada uno de estos casos, será la Interventoría la
responsable de solicitar oportunamente el trámite pertinente, previa
justificación técnica de los hechos, quedando a juicio del GERENTE DEL PROYECTO la determinación final. En el evento en que
haya lugar a una prórroga del contrato de obra, por causas imputables a la
interventoría, ésta permanecerá al frente de los trabajos hasta su terminación,
sin que el GERENTE DEL PROYECTO deba efectuar erogación alguna por este
concepto. El Residente será el representante del Interventor en la obra, y como
tal deberán tener plena autonomía para actuar y tomar decisiones en su nombre.
3)
ENTREGA DEL PROYECTO AL CONTRATISTA. El Interventor
entregará al contratista todos los documentos y especificaciones
correspondientes a las obras objeto de interventoría. El Residente de
Interventoría procederá con el Contratista a analizar las especificaciones del
proyecto, así como el programa de trabajo e inversión, las fuentes de
materiales y requisitos de mano de obra, de equipos, de mantenimiento del
tránsito, la seguridad de los trabajadores y de los transeúntes y, en general,
todo aquello que conlleve a una adecuada y eficiente ejecución de la obra. En
general, el Interventor deberá establecer las pautas sobre la ejecución,
dirección y control de la obra.
4)
LIBRO DIARIO DE LA OBRA (BITÁCORA) El Interventor vigilará
que el contratista abra un libro (bitácora) en el cual se anotarán diariamente
los hechos y sucesos relacionados con el desarrollo de la obra, así como las
observaciones o sugerencias que haga la Interventoría. Cada
anotación diaria que se haga en este libro deberá llevar la fecha y la firma de
los ingenieros residentes del Contratista y del Interventor. El responsable de
mantener al día este diario será el Residente de Interventoría, quien está en
la obligación de presentarlo a los representantes de el GERENTE DEL PROYECTO que visiten la obra El libro diario de la
obra deberá entregarse a el GERENTE DEL PROYECTO una vez finalizados los trabajos.
5)
CAMBIOS O MODIFICACIONES EN LAS ESPECIFICACIONES El Interventor
deberá analizar y conceptuar acerca de los cambios o modificaciones en las
especificaciones iniciales del proyecto, solicitados por el Contratista, por
razones técnicas, económicas o de otra índole, y si encuentra conveniente dicho
cambio, solicitará autorización a el GERENTE DEL PROYECTO, indicando la
cantidad, precio unitario, valor total y la respectiva justificación.
6)
CONTROL DEL PROGRAMA DE TRABAJO E INVERSIÓN DEL
CONTRATO DE OBRA El Interventor vigilará el cumplimiento del programa de trabajo e
inversión aprobado por el GERENTE DEL PROYECTO. El interventor y el contratista
evaluarán semanalmente la ejecución del contrato, revisando el programa de obra
actualizado para establecer en qué condiciones avanzan los trabajos. De estas
evaluaciones se levantará un acta, suscrita por los ingenieros residentes del
contratista y de la interventoría, donde se consignará el estado real de los
trabajos; en caso de presentarse algún atraso, se señalarán los motivos del
mismo, dejando constancia de los correctivos que se tomarán para subsanarlo,
los cuales se plasmarán en una modificación al programa de obra, que no podrá
contemplar la disminución de las cantidades programadas para cada mes ni una
prórroga del plazo inicialmente establecido. Cuando se presenten circunstancias
especiales, tales como ampliación de plazo o modificación de las cantidades, el
Contratista deberá someterlas a revisión y aprobación de la Interventoría , para
que ésta, a su vez, obtenga la respectiva aprobación por parte del GERENTE DEL
PROYECTO.
7)
CONTROL DEL EQUIPO DEL CONTRATISTA El Interventor
deberá llevar un registro completo del equipo del Contratista, indicando
modelo, marca, serie, capacidad, potencia, etc., corroborando si corresponde o
no al exigido, y anotando cualquier cambio en la lista inicial del mismo, cuál
se encuentra operando, cuál en reparación o cuál inactivo; si, transcurridos
cinco (5) días, el equipo dañado no ha sido reparado, el Interventor deberá
exigir su reemplazo por uno de características similares o superiores al que se
encuentra en reparación, el cual debe entrar a operar dentro de los cinco (5)
días siguientes. De no darse cumplimiento a su notificación, deberá solicitar a
la Secretaría
de Obras Publicas que haga efectivas las multas pactadas.
8)
LISTA DE LOS EMPLEADOS Y TRABAJADORES DEL
CONTRATISTA El Interventor deberá mantener al día una relación de los empleados y
trabajadores asignados por el Contratista a la obra.
9)
REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LAS ACTAS DE PAGO El Interventor
revisará y aprobará, bajo su responsabilidad, las actas de pago, verificando
que la información financiera acumulada, el valor de los contratos adicionales,
las modificaciones a las cantidades medidas y aceptadas para el pago, el valor
de los trabajos ejecutados y los acumulados, y toda la información adicional,
esté correcta, para lo cual anexará un balance general de los trabajos
ejecutados. Bajo ningún aspecto, el Interventor aceptará cantidades que estén
por fuera del contrato original y que no hayan sido previamente aprobadas por
el GERENTE DEL PROYECTO, y estén debidamente incluidas mediante actas de
modificación de cantidades, o contrato adicional, según sea el caso.
10)
REVISIÓN DE LAS ACTAS DE MODIFICACIÓN DE
CANTIDADES El Interventor elaborará las actas de modificación a las cantidades
iniciales del contrato, verificando que la información incluida esté correcta;
en caso de ser necesario introducir modificaciones a las cantidades
inicialmente contratadas, el Interventor hará una evaluación minuciosa de cada
uno de los ítems del contrato, de forma tal que dichas modificaciones no
impliquen cambios significativos en las actividades fundamentales para cumplir
con el objeto del contrato, todo lo cual quedará a juicio de el GERENTE DEL
PROYECTO para su perfeccionamiento, siempre y cuando, como requisito previo, se
esté ejecutando la obra de acuerdo con el cronograma de actividades aprobado.
11)
CONCEPTO SOBRE PRECIOS UNITARIOS PARA OBRAS EXTRAS
En
caso de necesitarse la incorporación de nuevos ítems, diferentes a los
contemplados en el contrato original, el Contratista presentará a la
interventoría, el análisis detallado de cada precio unitario. El Interventor
realizará y presentará su propio análisis de precios, justificando cada uno de
los componentes del mismo, y entregando su concepto acerca del análisis
presentado por el Contratista. Igualmente, informará sobre los volúmenes de
obra por ejecutar, presentando sus recomendaciones y un balance general del
contrato. Cuando se trate de maquinaria de construcción, para la cual el
Contratista solicita que se le fije el costo por hora, día, semana, mes, etc.,
el Interventor presentará las recomendaciones del costo/hora real, según el
análisis de costos de propiedad y operación, estado de la máquina, modelo,
serie, capacidad y año de fabricación.
12)
INTERVENTORÍA AMBIENTAL Comprende, en general, las
siguientes actividades: • Realizar el control ambiental, y verificar el cumplimiento
de todas las normas, condicionantes, diseños, actividades y procesos
recomendados en la normatividad ambiental, incluida la Guía de Manejo Socio
Ambiental de la Obra
Pública , adoptada mediante Decreto Municipal 673 de 2006. •
Exigir al contratista la obtención de los permisos ambientales para uso y
aprovechamiento de los recursos naturales, previo a la iniciación de las obras,
y velar por el cumplimiento de las medidas impuestas por la autoridad ambiental
competente. • Presentar informes mensuales sobre las medidas de prevención,
corrección, mitigación y compensación implantadas • Resolver las consultas e
inquietudes de las comunidades con respecto al manejo ambiental del proyecto. •
Efectuar el seguimiento y monitoreo de los trabajos para vigilar que la
ejecución de las obras se enmarque dentro de los requerimientos ambientales, y
que sus resultados correspondan a los esperados, y diseñar o recomendar los
correctivos necesarios. Diseñar o recomendar las medidas tendientes a
controlar, compensar y mitigar los efectos ambientales, y a su vez, verificar
su ejecución por parte del contratista.
13)
CONTROL DE CALIDAD DE LA OBRA El interventor auditará, controlará y revisará los
ensayos de campo, de laboratorio y de materiales que deba ejecutar el
Contratista para las diferentes actividades, de acuerdo con las normas y
especificaciones de construcción vigentes y estipuladas en el contrato, e
informará a el GERENTE DEL PROYECTO sus resultados dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a su obtención.
14)
COMITÉ DE OBRA Miembros del Comité:
Estará integrado por los representantes del GERENTE DEL PROYECTO, la
interventoría y el contratista. Periodicidad de las Reuniones: El Comité se
reunirá con la periodicidad acordada con el representante del GERENTE DEL
PROYECTO, denominado Coordinador de la Interventoría.
Funciones
15)
ENTREGA DE LA OBRA. Visitala
Obra Ala
Obra La
16)
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA El Interventor
procederá a liquidar el contrato de obra, por vencimiento del plazo contractual
o en cualquiera de los eventos señalados por la ley, de acuerdo con el
procedimiento establecido en la misma.
17)
OTRAS FUNCIONES: a) Exigir al Contratista
la ejecución idónea y oportuna del contrato. b) Adoptar las medidas necesarias
para mantener, durante el desarrollo y ejecución del contrato, las condiciones
técnicas, económicas y financieras existentes al momento del ofrecimiento y de
la celebración del contrato de obra. c) Actuar oportunamente, de tal manera que
no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones de
las partes. d) Efectuar todos los estimativos y cálculos financieros que el GERENTE
DEL PROYECTO solicite. e) Revisar, controlar y supervisar el estado financiero
del contrato de obra. f) Corregir, en el menor tiempo posible, los desajustes
que pudieren presentarse, y determinar los mecanismos y procedimientos
pertinentes para prever o solucionar rápida y eficazmente las diferencias que
llegaren a surgir durante la ejecución del contrato. g) Suscribir con el
Contratista y los vecinos de la obra, un acta de vecindad, haciendo constar el
estado en que se encuentra el sitio y las construcciones y amueblamientos
aledaños a éste. h) Controlar el manejo del anticipo entregado al Contratista.
i) Llevar y mantener actualizadas, con todos los actos que se generen durante
la ejecución, las carpetas que reposan en el archivo del GERENTE DEL PROYECTO,
con los documentos originales de los contratos de obra y de interventoría. j)
Estudiar y conceptuar oportunamente sobre las sugerencias y consultas del
contratista. k) Responder, en primera instancia, y luego someter a aprobación
del GERENTE DEL PROYECTO, las reclamaciones que presente el contratista. l)
Prestar apoyo al GERENTE DEL PROYECTO para resolver las solicitudes del
contratista de obra. m) Informar al GERENTE DEL PROYECTO sobre los hechos que
puedan dar lugar a la imposición de multas al contrato vigilado, cuando a ello
haya lugar, mediante la presentación del informe respectivo. n) Asesorar al GERENTE
DEL PROYECTO en todos los asuntos jurídicos que se susciten en desarrollo de
las obras objeto de la interventoría. o) Elaborar y allegar los documentos que
se requieran para la liquidación del contrato de obra.
18)
INFORMES DE INTERVENTORÍA. Informes de avance
mensual Como requisito para la aprobación de las actas de pago de la
interventoría, el interventor deberá presentar un informe mensual, en original
y copia, que permita tener una visión clara y objetiva del estado de los
trabajos en el período, y que comprenda, como mínimo, las siguientes partes: Área
Técnica: - Descripción y cantidades de las actividades ejecutadas -
Gráficos de cantidades de obra - Control de programación - Control de equipos -
Resumen de modificación de cantidades y especificaciones - Resultados de
ensayos y pruebas - Comentarios y recomendaciones Área Administrativa: -
Actas de comités de obra - Resumen del estado de contratos y subcontratos. -
Información sobre personal, equipos e insumos. - Registro fotográfico, con
notas explicativas de pie de página (tamaño mínimo de las fotos: 10 x 15 cm ) - Comentarios y
recomendaciones. Área Contable y Financiera: - Control de presupuesto e
inversión - Reporte de multas y sanciones - Comentarios y recomendaciones. Información
de los Contratos de Obra e Interventoría: - Número del contrato – Objeto –
Valor – Plazo - Vigencia de las garantías - Estado del anticipo - Estado de las
actas de pago parcial - Valor de las actas pagadas - Valor de las actas en
trámite
19)
Informe final El Interventor deberá
presentar un informe final, en el cual hará una relación de los problemas
geológicos, hidráulicos, de suelos y ambientales que hubieren surgido en el
desarrollo del contrato, la ubicación y características de las fuentes de
materiales utilizadas en la construcción de las obras, clase de ensayos
ejecutados y los resultados obtenidos. El informe deberá incluir las
recomendaciones especiales que el Interventor considere necesarias y
convenientes para la adecuada conservación de la obra. En general, el informe
final deberá contener:
·
Cuadro de relación de trabajos ejecutados,
indicando cantidades y valores
·
Informe descriptivo de los trabajos
·
Características técnicas
·
Fuentes de materiales utilizadas.
·
Ensayos de laboratorio realizados.
·
Informes socio-ambientales del proyecto.
·
Libro diario o bitácora
·
Actas de comités de obra
·
Informes de control de calidad
·
Informes diarios de cuadrillas.
Toda la información anteriormente descrita
deberá entregarse debidamente organizada de acuerdo con las normas del
Recepción del GERENTE DEL PROYECTO, las cuales serán suministradas
oportunamente por el Coordinador o Supervisor del contrato de interventoría.
Preparado por:
LUIS ALBERTO VARGAS BALLEN
Gerente
Ebusiness Vivienda
[1] NOTA 1: El Municipio de ABC da
por entendido que la
Sociedad Fiduciaria estudió y evaluó este riesgo al momento
de presentar su propuesta, por lo cual se da por entendido que realizó un
estudio previo sobre el predio que el Municipio de ABC transferirá a título de fiducia mercantil, para
lo cual se dejan a su disposición los siguientes documentos, los cuales se
publicaron en el Portal SECOP: 1) Estudios previos de selección de alternativas para
determinar la ubicación del predio para desarrollar el programa de vivienda; 2)
Copia del avalúo comercial del predio; 3) Copia de la Escritura Pública
No. XXX de DIA-MES-AÑO de adquisición del predio; 4) Folios de Matrícula
Inmobiliaria CCC-010101010; 5) ACUERDO
No. XXX de DIA-MES-AÑO, “Por medio del cual se crea el
Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Municipal, el Comité Municipal
de Vivienda, se otorgan facultades al Alcalde del Municipio de ABC,
Departamento de DEF, y se dictan otras disposiciones.
[2] NOTA 2: Es entendido que los hogares
compradores (beneficiarios) NO asumirán con cargo a sus recursos NI como
complemento al valor de las viviendas y así deberá quedar establecido en las
respectivas promesas de compraventa; que los gastos notariales y de registro de
las escrituras públicas de compraventa de las unidades de vivienda y sus actos
complementarios como constitución del patrimonio de familia, la afectación a
vivienda familiar, la limitación al dominio por 5 años que exigen las entidades
otorgantes de los subsidios y el mutuo de crédito hipotecario; además de los
derechos de conexión, medidores y contadores de los servicios públicos
domiciliarios, todo de acuerdo con las tarifas establecidas por las
Superintendencias de Notariado y Registro y de Servicios Públicos Domiciliarios
serán con cargo y obligación del FIDEICOMITENTE CONSTRUCTOR quien debe gestionar
ante las Empresas de Servicios Públicos para que algunos de estos costos, sean
diferidos a los hogares para ser pagados en las futuras cuentas mensuales por
concepto de consumo de los respectivos servicios públicos.